Podatnicy tworzący wizualizacje faktur i przesyłający je do odbiorców (nabywców) powinni upewnić się, że nie występują różnice między fakturą w KSeF a jej graficznym odwzorowaniem. Według Dyrektora KIS, jeśli wizualizacja zawiera dane odmienne od tych na fakturze, może zostać potraktowana jako pusta faktura.
W rezultacie, przedsiębiorca może zostać zmuszony do podwójnego zapłacenia VAT-u: raz od faktury zarejestrowanej w KSeF, a po raz drugi od jej wizualizacji.
Jak wyjaśnia Szymon Raut, doradca podatkowy i partner w Kancelarii Paczuski Taudul, problem polega na tym, że ustawa o VAT nie definiuje, jakie elementy może zawierać wizualizacja faktury. Firmy często umieszczają na nich dodatkowe informacje, takie jak logo firmy lub numer konta bankowego do wpłat.
Wyjaśniamy, kiedy organy podatkowe mogą uznać wizualizację za pustą fakturę. Ekspert przedstawia swoje zastrzeżenia do takiego podejścia i wskazuje, jak należy interpretować kwestię wizualizacji.
Czytaj również: Czy fundacje rodzinne stracą status raju podatkowego? Niespodziewane propozycje Ministerstwa Finansów.
Wizualizacja faktury — co mówi prawo, a co Podręcznik KSeF
Od 1 kwietnia 2026 r. większość podatników VAT będzie zobowiązana do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Wystawianie faktur w innej formie (np. jako PDF w załączniku mailowym) jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych sytuacjach.
Jeśli sprzedawca wygeneruje fakturę w KSeF, istnieje możliwość przekazania jej nabywcy w formie wizualizacji. Jest to możliwe pod warunkiem, że faktura została już przesłana do KSeF i otrzymała swój unikalny numer identyfikacyjny.
Szymon Raut zwraca uwagę, że przepisy ustawy o VAT nie regulują ani sposobu informowania nabywcy o wystawieniu faktury, ani kwestii związanych z tworzeniem wizualizacji faktur wystawionych w KSeF. Ekspert podkreśla, że ustawa nie precyzuje, jakie elementy powinna zawierać wizualizacja, czy można ją korygować, a przede wszystkim, jak postępować w przypadku rozbieżności między fakturą w KSeF a jej wizualizacją.
Ministerstwo Finansów przedstawiło wytyczne dotyczące wizualizacji w Podręczniku KSeF 2.0 (w wersji dostępnej pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/media/3zidazbw/podrecznik-ksef-2-0-cz-ii-wystawianie-i-otrzymywane-faktur-w-ksef.pdf). Mimo że jest to oficjalny dokument, nie stanowi on obowiązującego prawa ani nie zapewnia podatnikowi ochrony prawnej w przypadku stosowania się do zawartych w nim wskazówek.
Z podręcznika wynika, że każdy podatnik lub twórca oprogramowania ma swobodę w tworzeniu własnych formatów wizualizacji, które mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb oraz preferencji klientów.
Ponadto, jak zauważa Szymon Raut, wizualizacja, oprócz danych zawartych w pliku XML, może zawierać dodatkowe elementy, takie jak na przykład logo firmy lub dane kontaktowe do działu obsługi klienta, które nie mają znaczenia z punktu widzenia systemowego.
— Podręcznik sugeruje, że wizualizacja faktury powinna zapewniać zgodność danych z informacjami zawartymi w fakturze KSeF (plik XML), musi być przejrzysta i mieć logiczną strukturę danych. Takie są wytyczne Ministerstwa Finansów odnośnie wizualizacji — komentuje Szymon Raut. Krótko mówiąc, zgodnie z podręcznikiem, wizualizacja jest jedynie dodatkowym materiałem o charakterze informacyjnym, który nie posiada mocy prawnej dokumentu.
Co w sytuacji, gdy wizualizacja zawiera dodatkowe dane?
Z uwagi na brak regulacji dotyczących wizualizacji w ustawie o VAT, podatnicy zaczęli poszukiwać wyjaśnień w indywidualnych interpretacjach podatkowych. — I właśnie tutaj pojawił się problem — przyznaje Szymon Raut. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w swoich interpretacjach (w tym m.in. z dnia 30 kwietnia 2026 r., sygnatura 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW) uznał, że w przypadku, gdy wizualizacja faktury będzie zawierała wszystkie kluczowe dane faktury, a jednocześnie będzie różnić się od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za odrębną fakturę w rozumieniu art. 108 ustawy o VAT (podobne stanowisko zaprezentował Dyrektor KIS w interpretacjach indywidualnych z dnia 5 maja 2026 r., sygnatura 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST oraz z dnia 15 maja 2026 r., sygnatura 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK).
Oznaczałoby to, że wystawca wizualizacji musiałby ponownie zapłacić VAT – raz za zdarzenie gospodarcze udokumentowane fakturą w KSeF, a drugi raz za wizualizację różniącą się od faktury. Szymon Raut jest zdania, że stanowisko dyrektora KIS jest jednak błędne.
Dlaczego wizualizacja nie może być uznana za pustą fakturę
— Moim zdaniem Dyrektor KIS, wydając interpretacje indywidualne, stosuje nieprawidłową wykładnię art. 108 ustawy o VAT, i takie rozumienie przepisów powinno zostać skorygowane w toku kontroli sądowo-administracyjnej — stwierdza Szymon Raut. Ekspert wyjaśnia, że art. 108 ustawy o VAT odnosi się do pustych faktur, czyli dokumentów, które nie odzwierciedlają rzeczywistych transakcji gospodarczych. — Natomiast wizualizacja faktury KSeF stanowi jedynie graficzne przedstawienie faktury ustrukturyzowanej, zdefiniowanej w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT, która istnieje w formie pliku XML. W związku z tym nie jest i nie może być traktowana jako faktura — ocenia Szymon Raut. Ekspert podkreśla, że wizualizacja faktury nie jest samodzielnym dokumentem, który rodzi obowiązki podatkowe.
— Podstawową funkcją wizualizacji jest umożliwienie odbiorcy zapoznania się z fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF oraz poinformowanie go o fakcie jej wystawienia. W konsekwencji, nawet w przypadku znaczących różnic w stosunku do faktury ustrukturyzowanej, nie powinny one być postrzegane jako odrębne dokumenty, ponieważ są jedynie pochodną faktury KSeF, co zresztą podkreśla Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0. Wizualizacja powinna pełnić wyłącznie rolę pomocniczą. W razie wystąpienia rozbieżności, zawsze faktura ustrukturyzowana w KSeF ma pierwszeństwo i tylko ona generuje zobowiązania podatkowe. Sam fakt, że mówimy o wizualizacji faktury dopiero po jej wystawieniu w KSeF, wyklucza możliwość uznania takiego dokumentu/pliku za pustą fakturę — zaznacza Szymon Raut. Ekspert dodaje, że jedynie w sytuacji, gdy w KSeF zostanie wystawiona pusta faktura, jej wizualizacja może zostać uznana za “pustą wizualizację”, ale nie powinna być traktowana jako pusta faktura.
Ekspert zwraca również uwagę na formalny błąd popełniony przez dyrektora KIS w interpretacji z dnia 30 kwietnia. Dyrektor KIS ocenił bowiem, że wizualizacja faktury może zostać uznana za pustą fakturę, podczas gdy powinien jednoznacznie stwierdzić, czy jest ona pustą fakturą, czy też nie. — Stanowisko, że wizualizacja “może być” pustą fakturą, w żaden sposób nie pomaga podatnikowi, który złożył wniosek o wydanie interpretacji — konkluduje Szymon Raut.
Jak podatnicy mogą uniknąć problemów związanych z wizualizacjami
Według Szymona Rauta, podatnicy tworzący wizualizacje faktur i przesyłający je do klientów powinni zwracać uwagę na ewentualne rozbieżności między fakturą w KSeF a jej wizualizacją.
— Dla własnego bezpieczeństwa powinni następnie zmodyfikować system generujący wizualizacje tak, aby były one jak najbardziej zbliżone do faktury ustrukturyzowanej. Jeśli konieczne jest umieszczenie dodatkowych danych lub informacji w wizualizacji faktury, aby uniknąć zarzutu wystawienia pustej faktury, zaleca się dołączenie załącznika lub pisma przewodniego do wizualizacji (w formie oddzielnego pliku), zawierającego inne istotne dla odbiorcy faktury informacje — radzi Szymon Raut.
Ekspert zaznacza, że choć nie jest to rozwiązanie idealne, pomoże ono zminimalizować ryzyko podatkowe do czasu zmiany lub uchylenia stanowiska dyrektora KIS.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że zapoznałeś/aś się z naszym artykułem do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.