Przedsiębiorstwa i eksperci informują o kolejnych kryzysach firm, których konta bankowe zostały zablokowane przez urząd skarbowy. Sprawdziliśmy, jak firmy mogą uchronić się przed paraliżem wynikającym z takich blokad. Prawnicy wskazują konkretne działania.
Nawet ponad tysiąc firm rocznie odnotowuje zablokowanie konta bankowego lub rachunku w SKOK, w tym około 300 to blokady STIR (w przypadku podejrzeń o oszustwa podatkowe). Impulsem do zablokowania może być tzw. nietypowa operacja, a nawet przypadkowy przelew. Oznacza to, że każde legalnie działające przedsiębiorstwo jest narażone na blokadę konta, która ma druzgocące konsekwencje.
— Zablokowanie konta bankowego powoduje zatrzymanie funkcjonowania każdej organizacji. Uniemożliwia firmie prowadzenie działalności operacyjnej, regulowanie zobowiązań podatkowych i wobec ZUS, wypłacanie pensji pracownikom itd. To z kolei generuje dalsze komplikacje — zauważa Mateusz Jamróz, prawnik w Kancelarii Kopeć Zaborowski.
Dlatego kluczowe jest zabezpieczenie firmy przed takim paraliżem. Wyjaśniamy, jakie kroki podjąć, aby mu zapobiec. Eksperci udzielają bardzo konkretnych i skutecznych wskazówek.
Przeczytaj również: Urząd skarbowy zmienia podejście do faktur w KSeF. Oto obecne sygnały ostrzegawcze
Jakie zdarzenia mogą zainicjować blokadę rachunku?
O zablokowaniu konta bankowego niedawno informowała na LinkedIn Magdalena Jankowska, prezes spółki Wigal. Wyjaśniła, że “najpierw zablokowano wszystkie rachunki. Następnie oczekiwano, że firma będzie działać normalnie, płacić podatki, utrzymywać pracowników i walczyć o przetrwanie. Kiedy próbowałam ratować sytuację i uzyskać choć odrobinę zrozumienia, usłyszałam: „Przecież może pani przynosić podatek w gotówce.”
Podobnych historii jest wiele, dlatego warto zawczasu podjąć działania, które ochronią firmę przed zablokowaniem rachunku.
— Najczęściej blokada rachunku bankowego jest związana z nietypową transakcją. Jest ona różna w zależności od specyfiki prowadzonej działalności — stwierdza Mateusz Jamróz.
Ekspert podaje przykład, że jeśli na co dzień na konto bankowe firmy wpływają wyłącznie środki od krajowych kontrahentów i ich kwoty mieszczą się w granicach kilku lub kilkunastu tysięcy, a nagle na ten sam rachunek wpłynie znacznie wyższa suma od zagranicznego podmiotu, zarejestrowanego w jakimś egzotycznym regionie, to może to zostać wykryte przez algorytm banku i skutkować nałożeniem blokady.
Obecnie — dodaje Mateusz Jamróz — coraz częściej można również zaobserwować blokowanie transakcji dokonywanych z podmiotami mającymi siedzibę w Federacji Rosyjskiej lub Republice Białorusi, co jest związane z nałożonymi sankcjami.
W takim przypadku bank może zablokować rachunek na okres do 72 godzin (blokada STIR). Następnie może przekazać zawiadomienie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, który stosuje kolejną blokadę na okres do 96 godzin. Później blokady mogą zostać przedłużone na 3 miesiące (STIR) lub 6 miesięcy (GIIF). Niewykluczone jest również powiadomienie prokuratury.
Jaki podstawowy błąd popełniają firmy w kwestii kont bankowych?
— W sytuacji, gdy wszystkie środki firmy byłyby zgromadzone na jednym koncie bankowym, brak dostępu do nich faktycznie wymusza na firmie ogłoszenie upadłości, a dodatkowo naraża ją na odpowiedzialność cywilną, podatkową, a w niektórych skrajnych przypadkach nawet karną skarbową lub karną ze strony kontrahentów, pracowników i organów podatkowych — ostrzega Mateusz Jamróz.
Najczęściej spotykanym błędem — wyjaśnia — jest więc sytuacja, w której na jednym koncie bankowym, lub w jednym banku, zgromadzone są środki finansowe przeznaczone na pokrycie wszystkich zobowiązań, tj. zarówno płatności dla kontrahentów (np. za dostarczony towar), dla urzędu skarbowego, jak i dla pracowników.
— Firma, która pragnie uniknąć paraliżu operacyjnego, musi zdywersyfikować swoje rachunki bankowe. Jest to zdecydowanie najprostszy, a zarazem najskuteczniejszy sposób — sugeruje Mateusz Jamróz.
Ekspert tłumaczy, że firma powinna posiadać kilka rachunków bankowych, najlepiej w różnych bankach, tj. oddzielnie rachunek bieżący, rachunek do obsługi wynagrodzeń pracowników, rachunek do regulowania zobowiązań publicznoprawnych (podatki, ZUS) i oddzielnie rachunek przeznaczony na rezerwy.
Dlaczego dywersyfikacja rachunków bankowych jest tak istotna i co jeszcze można zrobić?
— Rzadko kiedy zdarza się, aby organ zablokował wszystkie rachunki bankowe danej spółki — podkreśla Mateusz Jamróz.
Ekspert wskazuje, że oprócz dywersyfikacji rachunków można również rozważyć takie rozwiązania jak zakładanie lokat, zwłaszcza lokat jednodniowych (overnight), zakup obligacji czy też otwarcie rachunku powierniczego (escrow) (na których deponowane są środki w celu zabezpieczenia transakcji).
— Jednocześnie, w zależności od struktury organizacji danej spółki, możliwe są różne rozwiązania korporacyjne, takie jak pożyczka od wspólnika, dopłaty od wspólników (jeśli umowa spółki je przewiduje), lub podwyższenie kapitału zakładowego, a jeśli spółka działa w ramach grupy kapitałowej — przeprowadzenie przesunięć zobowiązań w obrębie tej grupy. Przedsiębiorcy dotknięci blokadą rachunku bankowego mogą się również ratować faktoringiem, pożyczką od kontrahenta, sprzedażą majątku lub leasingiem zwrotnym. Rozwiązania te jednak często również wymagają aktywnego rachunku bankowego i nie zapewniają natychmiastowej płynności, w przeciwieństwie do dywersyfikacji rachunków bankowych — wyjaśnia Mateusz Jamróz.
Czy firma powinna przechowywać część środków obrotowych np. w gotówce?
— Przechowywanie części środków obrotowych w gotówce może być dobrym rozwiązaniem, głównie dla mniejszych podmiotów działających lokalnie — przyznaje mec. Jamróz. Zaletą gotówki jest bowiem możliwość natychmiastowego jej wykorzystania, niezależnie od systemu bankowego.
— Rezerwy przechowywane w gotówce mogą pomóc firmie przetrwać pierwsze kilkadziesiąt godzin, jednak w dłuższej perspektywie korzystanie z gotówki może okazać się niepraktyczne, zwłaszcza dla większych podmiotów działających globalnie — przekonuje prawnik z Kancelarii Kopeć Zaborowski. Na przykład — tłumaczy — gotówka może być odpowiednia dla lokalnej firmy transportowej, ponieważ w przypadku blokady rachunku bankowego taka firma nadal będzie mogła kupować paliwo, towary oraz dokonywać podstawowych płatności i zakupów organizacyjnych.
W jakich branżach gotówka nie sprawdzi się jako zabezpieczenie przed blokadą?
— Istnieją jednak sektory, w których takie rozwiązanie może okazać się nieskuteczne. Na przykład w branży IT lub e-commerce obrót gotówkowy praktycznie nie występuje. Ponadto, większość firm działa na rynku międzynarodowym, a transakcje realizowane są niemal stale — w takiej sytuacji przejście na rozliczenia gotówkowe, o ile w ogóle byłoby możliwe, z pewnością spowolniłoby cały biznes — mówi Mateusz Jamróz.
Dodatkowo gotówka wiąże się z dodatkowymi problemami formalnymi i organizacyjnymi. Ekspert wymienia:
— ryzyko kradzieży,
— trudności w zakresie rozliczeń księgowych i podatkowych,
— limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami wynosi 15 tys. zł brutto, co w wielu sektorach, np. w przemyśle, sprawia, że obrót gotówkowy praktycznie nie istnieje. — Przepisy prawa pracy również stanowią, że domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na wskazany rachunek pracownika; wypłata gotówkowa wymaga złożenia przez pracownika wniosku, co może budzić niechęć i generować kolejne problemy organizacyjne w przypadku dużej liczby zatrudnionych — stwierdza mec. Jamróz.
Ile gotówki firma może/powinna przechowywać?
— Nie istnieją jasne przepisy określające, ile gotówki firma może lub powinna przechowywać — stwierdza nasz rozmówca i zaleca, aby firma, tworząc zabezpieczenie w gotówce, określiła dwa wskaźniki. Po pierwsze, powinna ustalić swoje miesięczne koszty, a po drugie, określić, jaki okres mają pokryć rezerwy gotówkowe. — Przy czym rezerwa gotówkowa rzadko kiedy pozwoli na pokrycie kosztów przez okres trzech miesięcy lub dłużej — przekonuje Mateusz Jamróz.
Ponadto — dodaje ekspert — w przypadku jakiejkolwiek kontroli, posiadana gotówka może rodzić pytania ze strony organów skarbowych. — Lepszym rozwiązaniem jest więc przeznaczenie jedynie określonego procentu na rezerwę gotówkową, np. 20-30 proc., a pozostałe środki umieścić na rachunkach bankowych przeznaczonych na rezerwy, ewentualnie w łatwo dostępnych instrumentach finansowych lub skorzystać z linii kredytowej — radzi mec. Jamróz.
Dodatkowo warto zaznaczyć, że w przypadku tzw. blokady STIR, stosowanej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, przedsiębiorca może złożyć wniosek o wypłatę środków na wynagrodzenia dla pracowników, na alimenty lub renty, na zobowiązania podatkowe lub celne, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach — o zwolnienie środków z zablokowanego rachunku bankowego.
Co firma może zrobić przed pojawieniem się blokady rachunku?
Każda firma, która chce bronić się przed blokadą rachunku, powinna również wdrożyć procedury dotyczące weryfikacji kontrahentów i odpowiednio dokumentować wszelkie transakcje.
Chodzi na przykład o sprawdzenie kontrahenta na białej liście VAT, weryfikację publicznych rejestrów takich jak KRS czy CEIDG, sprawdzenie, czy kontrahent nie znajduje się na liście sankcyjnej. Są to relatywnie proste metody, które po pierwsze minimalizują ryzyko zastosowania blokady rachunku bankowego, często będącej wynikiem wejścia w podejrzany łańcuch transakcji, a po drugie, w przypadku blokady rachunku, posiadając odpowiednie procedury i należycie udokumentowane transakcje, możemy bardzo szybko przejść do efektywnej obrony i przedstawić kluczowe argumenty — argumentuje mec. Jamróz.
Mając każdą transakcję dokładnie udokumentowaną, jesteśmy w stanie doprowadzić do uchylenia blokady zastosowanej przez bank, a także do nieprzekazywania zawiadomienia do GIIF, a następnie do prokuratury. Podobnie, posiadając wdrożone odpowiednie procedury i udokumentowane transakcje, już na etapie postępowania przed prokuratorem, Szefem KAS lub Sądem, jesteśmy od samego początku w stanie podjąć skuteczną obronę, nie tracąc czasu na gromadzenie korzystnych dla nas materiałów.
Autor: Łukasz Zalewski, dziennikarz działu Prawo, Business Insider Polska
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google.