Narażenie na ryzyko w niepewnych czasach. Kto obecnie wymaga pomocy prawnej?

Źle przygotowana umowa, niejasne zwolnienie lub brak planu działania na wypadek kryzysu w zarządzaniu może obecnie kosztować przedsiębiorstwo setki tysięcy złotych. Jak firmy mogą się przed tym zabezpieczyć? Wyjaśniają radca prawny Małgorzata Krzyżowska i radca prawny Dariusz Lipski.

Bezpieczeństwo prawne przekłada się na realny komfort psychiczny zarządzających.

Egzystujemy w dobie znacznych zmian – ekonomicznych, legislacyjnych, technologicznych. Czy faktycznie wpływa to na podwyższone ryzyko prawne dla firm?

Adw. Dariusz Lipski, wicesekretarz Naczelnej Rady Adwokackiej: Bez wątpienia. Środowisko regulacyjne zmienia się bardzo szybko, a odpowiedzialność przedsiębiorców – zwłaszcza członków kierownictwa – jest dzisiaj znacznie obszerniejsza niż kilka lat wstecz. Mamy częste aktualizacje prawa pracy, zmiany w opodatkowaniu, zwiększające się wymogi zgodności i coraz intensywniejsze działania organów nadzoru. W tych okolicznościach brak profilaktyki prawnej może bardzo szybko przełożyć się na namacalne straty finansowe.

Jakie sfery prawa generują obecnie najwięcej problemów prawnych?

Adw. Małgorzata Krzyżowska, członek Komisji Działalności Publicznej Adwokatury przy Naczelnej Radzie Adwokackiej: Zdecydowanie prawo pracy. Firmy często nie zdają sobie sprawy, że przy rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony powód musi być konkretny, zgodny z prawdą i możliwy do potwierdzenia w sądzie. Do tego dochodzą nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, powinności informacyjne czy szczególna ochrona wybranych pracowników. W sądzie pracy niedociągnięcia formalne mogą zadecydować o rezultacie sprawy.

Czy może Pani przedstawić przykład z życia wzięty?

Małgorzata Krzyżowska: Ostatnio skontaktowała się z nami spółka z o.o., której były pracownik wniósł sprawę do sądu pracy. Klient zwrócił się do nas dopiero po otrzymaniu wezwania. Podczas rozmowy okazało się, że w celu oszczędności spółka w sprawach prawnych korzystała z pomocy specjalisty od rachunkowości. To on przygotował zawiadomienie o rozwiązaniu umowy.

Dokument zawierał pięć znaczących uchybień: ogólnikowy, nieprecyzyjny powód zwolnienia, brak wyszczególnienia konkretnych wydarzeń, niepoprawnie ustalony okres wypowiedzenia, niewłaściwe pouczenie o prawie do wniesienia odwołania i dodatkowo nieprawidłowości w zakresie reprezentowania pracodawcy.

W rezultacie pracownik żądał przywrócenia do pracy oraz wynagrodzenia za okres bez pracy. Sprawa stała się kosztowna i czasochłonna. To pokazuje, że wiedza z zakresu rachunkowości i prawa wzajemnie się dopełniają, lecz nie są identyczne.

Adw. Małgorzata Krzyżowska, członek Komisji Działalności Publicznej Adwokatury przy Naczelnej Radzie Adwokackiej

Czy ryzyko prawne wiąże się tylko ze sporami sądowymi?

Dariusz Lipski: W żadnym wypadku. Coraz częściej problemem są sytuacje przypadkowe, których nikt nie przewidywał.

Niedawno zgłosił się do nas klient – firma rodzinna o obrotach idących w miliony. Przedsiębiorstwo prosperowało od lat, wszystko było “ustabilizowane”, wspólnicy świetnie się znali i obdarzali pełnym zaufaniem.

Niespodziewanie jeden ze wspólników – będący jednocześnie członkiem zarządu – doznał ciężkiego wypadku i zapadł w śpiączkę. W jednej chwili firma utraciła zdolność normalnego funkcjonowania. Pojawiły się komplikacje z realizowaniem przelewów, nie można było podpisywać kontraktów, decyzje wymagające współpracy członków kierownictwa zostały zablokowane. Emocjonalnie była to dla wszystkich niezwykle trudna sytuacja. Równocześnie firma musiała dalej obsługiwać kontrahentów w całej Europie.

Gdyby kwestie reprezentacji, upoważnień lub tzw. planów alternatywnych były wcześniej właściwie zabezpieczone, firma mogłaby kontynuować działalność bez przestoju operacyjnego. To przykład pokazujący, że nawet w przedsiębiorstwach, w których “od zawsze wszystko szło pomyślnie”, warto doprowadzić sprawy prawne do porządku. Prawo nie służy jedynie rozwiązywaniu konfliktów – ma ono zapewniać ciągłość funkcjonowania.

Czy firmy rzeczywiście dostrzegają różnicę, mając zapewnioną stałą obsługę prawną?

Małgorzata Krzyżowska: Celnie podsumowała to niedawno małżonka jednego z naszych klientów – prezesa spółki współpracującej z kontrahentami w przeszło 130 krajach świata. Powiedziała żartobliwie, ale poważnie, że od czasu, kiedy uporządkowaliśmy w spółce sprawy prawne, w tym korporacyjne, dotyczące umów i ryzyka kontraktowego, jej mąż jest dużo spokojniejszy w domu.

To świadczy o tym, że bezpieczeństwo prawne przekłada się na realny komfort psychiczny osób zarządzających.

Czy kooperacja z radcą prawnym pomaga również w zarządzaniu załogą?

Bardzo często. Wielu właścicieli przedsiębiorstw utrzymuje przyjazne relacje z zespołem, w tym z kadrą kierowniczą wyższego szczebla, i trudno im wprowadzać dodatkowe ograniczenia – regulaminy, procedury, zakazy konkurencji lub bardziej oficjalne zasady odpowiedzialności.

W takich sytuacjach ciężar komunikacyjny można skutecznie przenieść na kancelarię. To my wskazujemy, że dane rozwiązania wynikają z przepisów i potrzeby zabezpieczenia interesów firmy. Pozwala to zachować przyjazną atmosferę, a jednocześnie uporządkować kwestie formalne.

Coraz częściej mówi się również o mowie nienawiści w miejscu zatrudnienia i w sieci. Czy jest to realne ryzyko prawne?

Dariusz Lipski: Z całą pewnością. Mowa nienawiści – zarówno między pracownikami, jak i w mediach społecznościowych – może generować odpowiedzialność pracodawcy. To na nim spoczywa obowiązek zapobiegania mobbingowi i troski o bezpieczne środowisko pracy. Brak odpowiedniej reakcji może skutkować roszczeniami pracowniczymi, ale także poważnym kryzysem wizerunkowym. Sposób postępowania w takiej sytuacji bezpośrednio wpływa na reputację firmy jako pracodawcy. Rola adwokata sprowadza się tu do opracowania procedur, pomocy w dochodzeniu wyjaśniającym oraz minimalizowania ryzyka prawnego i wizerunkowego.

Adw. Dariusz Lipski, zastępca sekretarza Naczelnej Rady Adwokackiej

Kto w obecnych warunkach powinien szczególnie pomyśleć o stałej obsłudze prawnej?

Dariusz Lipski: Z naszego punktu widzenia odpowiedź jest w gruncie rzeczy prosta – stałej obsługi prawnej potrzebuje obecnie każda firma, która naprawdę bierze odpowiedzialność za swoją przyszłość. Zwłaszcza dotyczy to firm zatrudniających personel, ponieważ właśnie w relacjach pracodawca–pracownik powstaje obecnie najwięcej zagrożeń. Odnosi się to do członków zarządu spółek kapitałowych oraz wspólników spółek osobowych, którzy często nie mają pełnej świadomości zakresu swojej osobistej odpowiedzialności. To również firmy działające na rynkach międzynarodowych, gdzie pojawiają się różnice jurysdykcyjne, ryzyka umowne i kwestie egzekwowania roszczeń.

Stałej współpracy z adwokatem potrzebują organizacje będące w fazie szybkiego rozwoju – bo im szybciej rozwija się firma, tym więcej zawiera umów, zatrudnia ludzi i podejmuje decyzje o znaczących skutkach prawnych. Często dynamiczny etap wzrostu sprzyja euforycznemu podpisywaniu dokumentów, które po pewnym czasie stają się dla spółki obciążeniem. Na koniec – spółki, w których formalne kwestie “od lat działają siłą nawyku”. To często najmniej realne poczucie bezpieczeństwa. Jeżeli przez lata nic się nie stało, uważa się, że wszystko jest w porządku. Natomiast brak uporządkowanych pełnomocnictw, nieaktualne umowy wspólników lub przestarzałe procedury mogą ujawnić swoje konsekwencje w najmniej oczekiwanym momencie, najczęściej podczas kontroli lub odejścia ważnego pracownika.

Małgorzata Krzyżowska: Powierzenie spraw prawnych doświadczonemu adwokatowi daje zarządzającym realny komfort i spokój ducha. Zarząd może skoncentrować się na strategii, rozwoju przedsiębiorstwa i budowaniu przewagi konkurencyjnej, zamiast analizować ryzyka formalne lub interpretować przepisy. Samodzielność w tym zakresie można porównać do samodzielnego diagnozowania choroby i leczenia się przy pomocy AI. Tymczasem adwokat nie tylko zapewnia wsparcie merytoryczne, ale również ponosi odpowiedzialność za świadczone usługi. Każdy adwokat jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej, co stanowi dodatkowy element bezpieczeństwa dla klienta.

Ta całość elementów – fachowe wsparcie, przeniesienie części ryzyka, odpowiedzialność zawodowa i ubezpieczenie – daje właścicielom i zarządzającym firmami coś, co w dzisiejszych czasach ma ogromną wartość: przewidywalność, większy komfort podejmowania decyzji i po prostu więcej spokoju.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google. Materiał reklamowy na zlecenie marki Naczelna Rada Adwokacka Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się