Od 1 lutego firmy zalewają doradców podatkowych zapytaniami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur. Zestawiliśmy te, które powtarzają się najczęściej. Komentarza udziela Radosław Lasota, Product Manager ds. rozwiązań dla Biur Rachunkowych w Comarch ERP.
Czy mogę otrzymać karę za brak używania KSeF?
Do końca bieżącego roku nie są stosowane sankcje za nieużywanie KSeF oraz za pomyłki w jego użytkowaniu, z uwagi na to, że regulacje przewidujące kary wejdą w życie dopiero od przyszłego roku. Znaczy to, że przedsiębiorstwo nie poniesie konsekwencji finansowych za to, że jeszcze nie wystawia albo nie przyjmuje faktur w systemie, albo że popełni błąd i nie prześle dokumentu w określonym terminie.
Należy jednak pamiętać, że wymogi powiązane z KSeF już w tej chwili pośrednio oddziałują na odpowiedzialność płatnika podatku. Informacje odnoszące się do faktur wystawianych oraz otrzymywanych w KSeF muszą być bowiem poprawnie prezentowane w plikach JPK, a te już podlegają karom za błędy lub nieścisłości.
Pomimo braku kar bezpośrednio powiązanych z KSeF, warto rozpocząć pracę w systemie już teraz, ponieważ i tak nikt tego nie uniknie. Od przyszłego roku korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne. Okres bez kar to najlepszy moment na implementację właściwych procedur, przetestowanie możliwości w realnych warunkach oraz identyfikację potencjalnych stref ryzyka. To czas na bezpieczne udoskonalanie procedur, wyciąganie wniosków z pojawiających się niedopatrzeń oraz budowanie kompetencji zespołu tak, aby w chwili wejścia w życie nakazu działać efektywnie i bez pomyłek.
Co powinienem zrobić, jeżeli popełnię pomyłkę na fakturze? Czy mogę ją skorygować albo usunąć?
W KSeF jedyną dozwoloną formą poprawy błędu jest wystawienie faktury korygującej. Nie jest to jednak metoda, której należy się bać — faktury korygujące są typowym elementem praktyki księgowej. System nie uwzględnia możliwości wystawiania not korygujących ani unieważniania dokumentów, co uprzednio bywało praktykowane na rynku.
W jaki sposób KSeF oddziała na model kooperacji z biurem księgowym?
W praktyce tych modeli może być kilka, ale najczęściej spotykamy dwa scenariusze. Wszystko jest zależne od tego, jak przedsiębiorca chce podzielić obowiązki z biurem księgowym i w jakim stopniu chce być zaangażowany w obsługę KSeF. Pierwszy model, najprostszy, zakłada, że to przedsiębiorca przeprowadza początkową selekcję dokumentów. Wystawia faktury sprzedażowe w systemie (np. Comarch Betterfly lub Comarch ERP Optima) i przesyła je do KSeF, a następnie pobiera stamtąd wszystkie faktury kosztowe, które mu przypisano. Wykonuje wstępną selekcję — oddziela wydatki firmowe od tych, które nie są powiązane z prowadzoną działalnością, a w razie niejasności dodaje objaśnienia do wątpliwych dokumentów. Wielu mikroprzedsiębiorców ma tendencję do gromadzenia faktur “na wszelki wypadek”, więc taka selekcja pomaga uniknąć późniejszych nieporozumień.
Gdy zestaw dokumentów jest gotowy — czyli faktury sprzedażowe, wybrane faktury kosztowe i krótkie notatki wyjaśniające problematyczne pozycje — przedsiębiorca przekazuje je drogą elektroniczną do biura księgowego. W ten sposób księgowy uzyskuje pełen kontekst i może od razu je zaksięgować oraz przygotować informacje podatkowe dla klienta. Dla księgowego jest to znaczne ułatwienie, ponieważ pracuje na sprawdzonych dokumentach i może szybciej przygotować rozliczenia.
Drugi model bazuje na całkowitym wsparciu biura księgowego. W tym wariancie to księgowy pobiera z KSeF wszystkie faktury kosztowe klienta i sam dokonuje oceny, co stanowi koszt, a co wymaga objaśnienia. Jeśli ma wątpliwości, dopytuje przedsiębiorcę. Co istotne, księgowy może również wystawiać faktury sprzedażowe w imieniu klienta, jeśli ten udzieli mu stosownych upoważnień. Z tego rozwiązania korzystają przedsiębiorcy, którzy preferują skupić się na prowadzeniu biznesu, pozostawiając kwestie techniczne i formalne swoim księgowym.
Niezależnie od wybranego modelu, przedsiębiorca zachowuje dostęp do dokumentów i pełną transparentność rozliczeń. Integracja KSeF z systemami Comarch zapewnia automatyzację obiegu dokumentów, stały dostęp do danych oraz sprawną i bezpieczną kooperację między firmą a biurem księgowym.
Zmieniam biuro księgowe. Gdzie znajdę moje faktury i w jaki sposób je przeniosę?
Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, zatem zmiana biura księgowego nie wymaga fizycznego przenoszenia segregatorów ani kompletu plików z fakturami. Nowe biuro po przyznaniu mu stosownych uprawnień otrzyma dostęp do dokumentów w systemie. Wyjątkiem są dokumenty, które nie znajdują się w KSeF, np. dokumenty, które nie mają charakteru faktury, czy faktury od zagranicznych kontrahentów. W takich przypadkach dokumenty należy przekazać w inny sposób, np. na nośniku, e-mailem lub przez system księgowy umożliwiający dalszą pracę z tymi danymi.
Czy muszę posiadać płatny program, aby wystawiać faktury w KSeF?
Nie. Na rynku dostępne są bezpłatne narzędzia, również proponowane przez Ministerstwo Finansów, które pozwalają przesyłać dokumenty do Krajowego Systemu e-Faktur. Trzeba jednak pamiętać, że darmowe rozwiązania mają charakter podstawowy. Często łączą się z potrzebą ręcznego wprowadzania danych przy każdej transakcji, brakiem kartotek kontrahentów czy produktów oraz ograniczoną automatyzacją. Dla mikrofirm poszukujących balansu pomiędzy oszczędnością a wygodą, Comarch przygotował aplikację Betterfly. To nowoczesne i proste w obsłudze narzędzie dostępne w dwóch wariantach: bezpłatnym (z limitem 10 dokumentów miesięcznie) oraz nielimitowanym za niecałe 5 zł miesięcznie. Obie wersje oferują funkcje automatyzujące pracę: dane kontrahenta pobierane są z GUS po wpisaniu NIP-u, towary i usługi można wykorzystać ponownie, a faktury mogą być automatycznie przesyłane do KSeF i pobierane z systemu. Dzięki temu wystawienie i obsługa dokumentów zajmują znacznie mniej czasu.
Wersja płatna, oprócz braku limitu faktur, posiada inne dodatkowe atuty — umożliwia m.in. wystawianie faktur walutowych, zaliczkowych czy cyklicznych. Jest to wygodne, jeśli firma potrzebuje większej elastyczności w codziennej pracy z dokumentami.
Ostateczny wybór zależy od tego, ile faktur wystawia się miesięcznie i czy zależy nam na pełnej automatyzacji i dodatkowych funkcjach — dla wielu mikroprzedsiębiorców darmowa wersja może być wystarczająca, ale jeżeli chcemy oszczędzić czas i korzystać ze wszystkich opcji, wersja płatna daje pełen komfort.
HtmlCode
Jak uruchomić program do KSeF na swoim komputerze?
To naprawdę nieskomplikowane. Pierwszym krokiem jest przejście do Aplikacji Podatnika KSeF, zalogowanie się profilem zaufanym i wygenerowanie tokenu lub certyfikatu, który łączy program księgowy z KSeF. To jedynie parę kliknięć. Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i nasza firma przygotowały krótkie instrukcje prezentujące procedurę krok po kroku.
Gdy token lub certyfikat KSeF jest gotowy, wystarczy dodać go w ustawieniach programu księgowego. Od tego momentu system automatycznie łączy się z KSeF: przesyła faktury do KSeF i pobiera dokumenty od kontrahentów bez dodatkowych działań ze strony przedsiębiorcy.
Nowoczesne programy, takie jak wspomniany Comarch Betterfly, idą o krok dalej: mogą np. przesyłać faktury do KSeF automatycznie w chwili ich zatwierdzenia, bez potrzeby klikania “wyślij”. Mogą również samodzielnie pobierać wszystkie faktury kosztowe, dzięki czemu po zakupie nowy dokument pojawia się w aplikacji niemal natychmiast.
Czy dobry program księgowy rozwiąże wszystkie problemy powiązane z KSeF i regulacjami?
Program może znacząco usprawnić i zautomatyzować pracę, ale nie zastąpi regulacji i odpowiedzialności przedsiębiorcy ani księgowego. W nowej rzeczywistości nie ma np. możliwości wystawiania faktur wstecz, a ocena, czy dany wydatek stanowi koszt podatkowy, nadal wymaga decyzji i ewentualnych wyjaśnień. Oprogramowanie ułatwi komunikację z KSeF, lecz nie wykona wszystkich czynności za nas.
Co się dzieje, gdy nie posiadam dostępu do internetu albo gdy KSeF po stronie ministerstwa nie funkcjonuje?
W takich sytuacjach regulacje przewidują procedury awaryjne, które pozwalają na zachowanie ciągłości sprzedaży. W przypadku trudności po stronie przedsiębiorcy, najczęściej stosowany będzie tryb offline 24. Jest to rozwiązanie przewidziane na wypadek, kiedy nie można przesłać faktury do KSeF w momencie jej wystawienia (np. brak internetu czy chwilowy problem techniczny po stronie firmy). Fakturę wystawioną w tym trybie trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Jeśli problemy z systemem występują po stronie ministerstwa, podczas wystawiania dokumentu można zaznaczyć stosowny tryb, np. offline lub awaria. Niedostępność systemu może wynikać zarówno z zaplanowanych prac, modernizacji czy przerw technicznych ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów, jak i z nagłej usterki technicznej, która uniemożliwia bieżącą obsługę dokumentów. Zastosowanie trybu awaryjnego chroni przed konsekwencjami związanymi z chwilowym brakiem możliwości wysyłki.
Jestem lekarzem. Wystawiam tylko jedną fakturę na miesiąc. Czy również muszę korzystać z KSeF?
Zasadniczo obowiązek dotyczy szerokiego kręgu przedsiębiorców, niezależnie od branży, wysokości obrotów czy statusu VAT. Dla najmniejszych podmiotów przewidziano jednak pewne ułatwienie — mikroprzedsiębiorcy, którzy w danym miesiącu nie wystawiają faktur o łącznej wartości (liczonej wraz z podatkiem) przekraczającej 10 tys. zł, do końca tego roku mogą korzystać ze zwolnienia z obowiązku e-fakturowania. Po przekroczeniu tego progu mają obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Co z fakturami za paliwo czy telefon? Jak je teraz otrzymam?
Na stacjach benzynowych na razie nie wszystko musi się zmienić — wciąż możesz otrzymać papierową fakturę uproszczoną za paliwo, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami. Tego typu dokumenty nie trafiają automatycznie do KSeF, ale wprowadzenie ich do systemu księgowego, np. w Betterfly, pozwala mieć pełen wgląd w koszty firmy i porządek w dokumentacji.
W przypadku usług telekomunikacyjnych sytuacja przedstawia się jeszcze inaczej. Jeżeli posiadasz telefon lub sprzęt na raty, kwota na fakturze w KSeF może nie być zgodna z tym, co faktycznie opłacasz w danym miesiącu. Dlatego operatorzy dodatkowe szczegóły i rozliczenia nadal przesyłają drogą elektroniczną – tak jak wcześniej. Te informacje nie trafiają do KSeF.
Czy system powiadomi mnie, że ktoś wystawił fakturę dla mojej firmy?
Tak – po zalogowaniu do aplikacji współpracującej z KSeF widoczna jest informacja o pobranych dokumentach. Aplikacja Betterfly automatycznie śledzi twoje faktury w KSeF i pobiera każdą nową fakturę kosztową wystawioną na twój NIP. Przedsiębiorca może zatem od razu zweryfikować taki wydatek i jednym kliknięciem przekazać go do biura księgowego. To rozwiązanie zapewnia kontrolę nad kosztami i pewność, że żadna faktura za media czy paliwo nie zostanie pominięta.
Jak wygląda kwestia załączników do faktury w KSeF i czy mogę dołączyć plik PDF?
W KSeF można dołączać załączniki, ale wyłącznie w jednej, ściśle określonej formie, tzw. załączniku ustrukturyzowanym. Znaczy to, że nie ma możliwości dołączania dowolnych plików. Nie można więc po prostu wstawić zwykłego pliku PDF, skanu, zdjęcia czy dokumentów związanych z wyceną lub projektem.
Jeżeli wcześniej przedsiębiorca wysyłał kontrahentom dodatkowe materiały wraz z fakturą, w KSeF sytuacja ulega zmianie — system nie obsługuje tego typu załączników. Dlatego te pliki wciąż trzeba przekazywać osobno, np. e‑mailem lub w innym ustalonym formacie. KSeF akceptuje wyłącznie fakturę w strukturze XML, która nie zastępuje tradycyjnego pliku PDF ani innych dokumentów dodatkowych.
Co z fakturami od i dla kontrahentów zagranicznych?
W przypadku faktur wystawianych dla kontrahentów zagranicznych lub faktur od nich otrzymywanych, należy pamiętać, że Krajowy System e-Faktur obejmuje tylko faktury krajowe. Oznacza to, że dokumenty zagraniczne nie są automatycznie rejestrowane w systemie. W przypadku wystawiania faktury dla kontrahenta zagranicznego, dokument należy wprowadzić do KSeF, jednakże kontrahent nie ma do niego dostępu w systemie. Dlatego taką fakturę trzeba przesłać odbiorcy oddzielnie, w uzgodniony z nim sposób, np. e‑mailem, tak jak dotychczas.
Dziękujemy, że przeczytałeś/aś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google. Materiał reklamowy na zlecenie marki 
Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się
Najpopularniejsze w BUSINESS INSIDER
Materiał promocyjny
Nawet 600 euro odszkodowania za lot. Dlaczego większość pasażerów odpada już na starcie
wczoraj 00:00 
Biznes
Od danych do decyzji – jak wykorzystać technologię w biznesie
środa 16:40 
Tylko u nas Biznes
KNF wziął pod lupę Donalda Tuska. Chodzi o słowa o Orlenie
środa 14:21 
Materiał promocyjny
Kiedy długi stają się problemem? | Onet Rano
środa 12:50 
Biznes
Milionowe koszty wojny. Jedno z największych polskich biur podróży podało kwoty
środa 11:57 
Materiał promocyjny
Transformacja energetyczna przyspiesza. Gdzie trafią miliardy? | Onet Rano Finansowo
środa 11:49 
Materiał promocyny
Europa zmienia model gospodarki. Liderzy biznesu spotkają się w Katowicach
środa 09:50 
Materiał promocyjny
Gdy eCommerce staje się rdzeniem biznesu, outsourcing technologii przestaje być główną opcją
środa 07:30 
Biznes
Z Bielska-Białej do Apple. Polska firma przejęta przez giganta technologicznego
wtorek 15:54 
Materiał promocyjny
5 najlepszych systemów VoIP dla firm 2026 – wybraliśmy najlepsze rozwiązania dla biznesu
wtorek 14:00 
Materiał promocyjny
Blackout, susza, chaos informacyjny. Czy polskie firmy są gotowe na świat wielu kryzysów naraz?
wtorek 14:00 
Materiał promocyjny
Największe ryzyko dla polskich firm? Ignorowanie tego, co już widać
wtorek 13:30 
Biznes
Biedronka i Lidl walczą o portfele Polaków. Kto wygrywa wojnę cenową?
wtorek 12:46 
Biznes
Majątek Janusza Palikota wystawiony na Olx. Tyle kosztuje Browar Tenczynek
wtorek 08:08 
Biznes
Śmierć norweskiego milionera w Gwatemali. Na pokładzie samolotu była też jego żona
poniedziałek 16:35 
Materiał promocyjny
Cyfryzacja firm pod lupą. Portal myERP weryfikuje, co napędza wdrożenia IT
poniedziałek 00:00 
Biznes
Sprzedawca ołówków "złamał" nawet Ikeę. Zarabia na nich miliony
niedziela 08:52