Chcesz rozpocząć sprzedaż na Zalando, Vinted, Modivo i jednocześnie we własnym sklepie? Poznaj tajniki prowadzenia księgowości przy sprzedaży omnichannel
Poniedziałkowy poranek, niewielka polska marka odzieżowa podsumowuje miniony tydzień. Część zamówień pochodziła z własnego sklepu internetowego, część z platformy Zalando, kilka przesyłek trafiło do Niemiec i Czech, kilka sztuk zostało sprzedanych z drugiej ręki poprzez Vinted, do tego dochodzą zwroty wymagające korekty. Sprzedaż w takim modelu generuje wysokie zyski, ale wiąże się z różnymi metodami rozliczeń w zależności od platformy, stosowaniem odmiennych walut faktur i obawami przed pomyłkami w ewidencji przychodów.
Polski rynek modowy charakteryzuje się dużą fragmentacją, tworzy go ponad 36 tysięcy przedsiębiorstw, z których większość stanowią małe marki i projektanci prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze. To właśnie oni najczęściej decydują się na sprzedaż wielokanałową, ponieważ dywersyfikacja kanałów stanowi najtańszą formę zabezpieczenia przed sezonowymi wahaniami koniunktury. Problem polega na tym, że każdy nowy kanał sprzedaży stosuje odmienne podejście do rozliczeń, ich terminów oraz zakresu obowiązków spoczywających na sprzedawcy.
Własny sklep a wysyłka międzynarodowa
Sprzedaż za pośrednictwem własnego e-commerce wydaje się najprostsza do rozliczenia i zarządzania. Utrzymujemy bezpośrednią komunikację z klientem, korzystamy z własnej bramki płatniczej i mamy pełną kontrolę nad wystawianymi fakturami. Rzeczywiście, dopóki klient znajduje się na terenie Polski, transakcja podlega opodatkowaniu krajowemu, bądź może być objęta zwolnieniem podmiotowym z VAT, którego limit od 2026 roku wynosi 240 tysięcy złotych.
Jednakże, jeśli oferujesz możliwość wysyłki zagranicznej, prawdopodobnie już zdajesz sobie sprawę, że wiąże się to z większą liczbą zadań księgowych. Sprzedaż do konsumentów w innych krajach Unii Europejskiej (tzw. WSTO) posiada własny próg: 10 000 euro netto, co odpowiada około 42 tysiącom złotych, naliczane łącznie dla całej sprzedaży B2C do wszystkich państw członkowskich Unii. Po przekroczeniu tej kwoty należy naliczać podatek VAT kraju nabywcy, co najwygodniej można zrobić za pomocą procedury OSS, składając jedną deklarację kwartalną VIU-DO. Co ważne, termin jej złożenia (do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału) nie podlega przesunięciom, a kwoty przelicza się według kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału.
Zewnętrzne platformy sprzedażowe (marketplace)
Zalando, Modivo lub inne zagraniczne platformy działają według zasad określonych w umowach z nimi zawartych. Pojawia się tu dodatkowa warstwa prowizji, opłat za prezentację oferty, rozliczeń zwrotów i korekt, a wszystko raportowane jest według cykli platformy, a nie firmy. Występuje również pojęcie domniemanego dostawcy, co oznacza, że w pewnych okolicznościach to platforma nalicza i odprowadza VAT w imieniu sprzedawcy.
Może to brzmieć jak uproszczenie i często tak jest, jednak nie zwalnia to marki z obowiązku prawidłowego dokumentowania i księgowania tych transakcji we własnych księgach rachunkowych. Sprzedawca musi mieć świadomość, które transakcje rozlicza samodzielnie, a które są obsługiwane przez platformę.
Sprzedaż wtórna i odzież z drugiej ręki
Zalando rozszerza swoją działalność w segmencie premium resale we współpracy z Vestiaire Collective, a same marki coraz częściej decydują się na odsprzedaż swoich starszych kolekcji i próbek. Z punktu widzenia księgowości kluczowe jest jedno rozróżnienie: czy sprzedaż z drugiej ręki odbywa się w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czy poza jej zakresem. To decyduje o sposobie opodatkowania oraz o tym, czy dany przepływ finansowy trafia do firmowej ewidencji.
Specjalistka ds. księgowości Iwona Sikorska z biura rachunkowego iKsięgowa, komentuje zaistniałą sytuację w następujący sposób:
„W niewielkich firmach z branży modowej największym wyzwaniem jest często brak spójnego systemu zarządzania danymi. Marka sprzedająca za pośrednictwem wielu kanałów jednocześnie, ma utrudniony dostęp do pełnego obrazu sprzedaży. W takich okolicznościach łatwo przeoczyć moment przekroczenia progu podatkowego, który zmienia obowiązki ewidencyjne lub podatkowe, szczególnie w przypadku sprzedaży do klientów z innych państw UE z uwagi na konieczność przewalutowania. Dlatego też, ten problem należy rozwiązać jeszcze przed wejściem na rynek zagraniczny. Dokumenty sprzedażowe, dane dotyczące płatności, zwrotów i krajów dostawy powinny trafiać do jednego, uporządkowanego obiegu, ponieważ dopiero wtedy księgowość jest w stanie prawidłowo ocenić limity, rozliczenia VAT i faktyczną rentowność sprzedaży.”
Gdzie to wszystko można zintegrować
Wspólnym elementem łączącym te wszystkie procesy jest obecnie KSeF. W roku 2026 Krajowy System e-Faktur stanie się standardem; faktury B2B będą musiały krążyć w formie ustrukturyzowanej, a wielu sprzedawców decyduje się objąć nim również część sprzedaży B2C, aby ujednolicić pracę z działem księgowości w firmie.
Usługę organizacji przepływu dokumentów ze sprzedaży wielokanałowej oferuje partner dzisiejszego artykułu, iKsięgowa – Biuro Rachunkowe Online. Kompleksowa obsługa przez biuro rachunkowe umożliwia stałe monitorowanie wysokości sprzedaży zagranicznej, zanim zostanie przekroczony próg OSS.
Omnichannel to strategia sprzedażowa, która nie jest przeznaczona tylko dla odważnych, lecz stanowi standard w zapewnieniu sobie bezpiecznego i stabilnego dochodu ze sprzedaży. Warto zatem stosować rozwiązania, które maksymalizują ten zysk i chronią firmę przed błędami księgowymi.
*Artykuł sponsorowany