Transformacja cyfrowa w obszarze fakturowania przyspiesza.
Wraz z wdrożeniem KSeF, przedsiębiorstwa będą zobligowane nie tylko do przystosowania swoich systemów do nowych regulacji, ale również do zapewnienia nieprzerwanej pracy i bezpieczeństwa procedur. Rozwiązania takie jak Comarch EDI KSeF demonstrują, że nałożony obowiązek można zamienić w sposobność – na automatyzację, integrację oraz rozszerzoną kontrolę nad danymi finansowymi.
Nowe trudności w obszarze fakturowania
Krajowy System e-Faktur stanowi jedno z największych przedsięwzięć w dziedzinie cyfryzacji w historii polskiej administracji. Począwszy od 1 lutego 2026 roku, wszystkie znaczące przedsiębiorstwa (przekraczające 200 mln zł przychodu ze sprzedaży w 2024 roku), będą musiały z niego korzystać do wystawiania faktur.
Pomimo że głównym zamysłem systemu jest usprawnienie i standaryzacja procesu fakturowania, w rzeczywistości nakłada on na przedsiębiorstwa szereg nowych powinności technologicznych oraz organizacyjnych. Wymaga on dostosowania systemów księgowych, zagwarantowania kompatybilności z dynamicznie zmieniającymi się schematami XML, jak również zachowania ciągłości procesów finansowych w coraz bardziej zautomatyzowanym otoczeniu.
Co to jest Comarch EDI KSeF i w jaki sposób wspiera firmy w obszarze e-fakturowania
Nadchodzący obowiązek dla wielu firm oznacza autentyczną przemianę. W dużych przedsiębiorstwach z rozbudowaną strukturą i odmiennymi systemami ERP implementacja KSeF wymaga stworzenia jednolitego, bezpiecznego mechanizmu wymiany informacji.
Odpowiedzią na te wyzwania jest właśnie Comarch EDI KSeF – platforma zintegrowana z KSeF, umożliwiająca automatyczne przesyłanie i pobieranie e-faktur bezpośrednio z systemu ERP w przedsiębiorstwie. System ten łączy zgodność z regulacjami z szerokim spektrum funkcjonalności wspierających bieżącą pracę działów finansowych.
Platforma jest udostępniana w modelu usługowym (SaaS) – to Comarch odpowiada za jej utrzymanie, aktualizacje oraz zgodność z aktualnymi zmianami w API Ministerstwa Finansów. W związku z tym, działy IT nie muszą śledzić każdej modyfikacji w przepisach ani planować kosztownych modyfikacji wewnętrznych systemów.
W praktyce implikuje to, że przedsiębiorstwa mogą skoncentrować się na kluczowych dla siebie zadaniach, mając pewność, że proces fakturowania przebiega zgodnie z wymogami prawa i w sposób niezakłócony.
Kluczowe cechy funkcjonalne w ramach Comarch EDI KSeF
Pełna integracja
Comarch EDI KSeF zapewnia kompleksową integrację z systemami ERP lub finansowo-księgowymi klienta – niezależnie od ich wytwórcy. Połączenie następuje poprzez interfejs API lub inny sprecyzowany protokół komunikacyjny, w oparciu o ustrukturyzowane formaty faktur.
Wielopoziomowe weryfikacje
Poza obligatoryjną weryfikacją techniczną, gwarantującą zgodność ze schematem KSeF XML, system umożliwia wprowadzenie dodatkowych weryfikacji biznesowych. Pozwala to upewnić się, że faktura zawiera wszystkie istotne z perspektywy firmy dane – również te, które nie są wymagane przez sam KSeF.
Konwersja formatów
Platforma automatycznie pobiera faktury z systemu klienta w formacie natywnym jego systemu wewnętrznego, przekształca je do wymaganego formatu KSeF XML 3.0, a następnie przesyła do Krajowego Systemu e-Faktur. To samo dotyczy faktur zakupowych, które są konwertowane z XML KSeF na format wymagany przez system ERP odbiorcy. Umożliwia to bezproblemową wymianę dokumentów między różnymi systemami bez potrzeby ręcznej interwencji.
Autoryzacja
Comarch EDI KSeF obsługuje uwierzytelnianie w systemie KSeF za pomocą tokenu (KSeF 1.0), a docelowo również certyfikatów KSeF dla KSeF 2.0. Zapewnia to bezpieczne i kontrolowane połączenie między systemami klienta a infrastrukturą Ministerstwa Finansów.
Monitorowanie i statusy
Platforma automatycznie pobiera i przekazuje do systemu klienta statusy zwrotne z KSeF, takie jak numer KSeF ID, czy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dzięki temu użytkownicy mają stały wgląd w bieżący stan przesyłanych dokumentów i mogą na bieżąco reagować na ewentualne nieprawidłowości.
Dodatkowe opcjonalne rozwiązania
Pomimo że podstawowym zadaniem systemu jest komunikacja z KSeF, Comarch EDI KSeF wspiera cały proces obiegu faktury – od jej wygenerowania, przez przesyłanie, aż po archiwizację i rozliczenie. W związku z tym proponuje on również szereg dodatkowych rozwiązań do których należą:
· Archiwizacja – wszystkie faktury przekazywane przez Comarch EDI KSeF mogą być archiwizowane w natywnym formacie XML, wraz z pełną historią ich statusów, numerem identyfikującym oraz UPO.
· Generowanie faktur w formacie PDF – konfiguracja mechanizmu tworzenia faktur w formacie PDF i przekazywanie ich do systemu klienta lub wysłanie na wskazane adresy e-mail (np. w przypadku faktur B2C, zagranicznych lub w trybie offline).
· Strumieniowanie faktur zakupowych – możliwość konfiguracji mechanizmu automatycznego przesyłania faktur zakupowych w momencie ich wpływu do systemu.
· Dystrybucja faktur z załącznikami – opcja przesyłania faktur wraz z załącznikami do odbiorców klienta.
· Obsługa płatności zbiorczych – wsparcie procedur, w których rozliczane są grupy dokumentów dotyczących jednego kontrahenta lub okresu rozliczeniowego.
· Zarządzanie samofakturowaniem – obsługa przypadków, w których nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, zgodnie z ustaleniami między stronami.
Dla kogo Comarch EDI KSeF będzie najlepszym rozwiązaniem?
Platforma jest dedykowana przede wszystkim dla dużych firm, korporacji i międzynarodowych przedsiębiorstw, często wielospółkowych i wielosystemowych, przetwarzających znaczne wolumeny dokumentów oraz posiadających skomplikowane procedury biznesowe.
Przygotuj się na KSeF z Comarch EDI
Implementacja KSeF to prawdziwa zmiana sposobu, w jaki przedsiębiorstwa zarządzają danymi finansowymi. Dla wielu z nich zapewne przekształci się to w bodziec do dalszej automatyzacji i integracji procedur, które dotąd funkcjonowały w odseparowanych systemach.
Rozwiązanie Comarch EDI KSeF pozwala wejść w tę zmianę pewniej, ułatwiając cały proces integracji z nowym systemem oraz upraszczając cały obieg dokumentów w firmie, dzięki jednej, zintegrowanej z KSeF platformie umożliwiającej kompleksową obsługę faktur – od przygotowania po ich archiwizację.
Zapisz się na webinar i zobacz, jak Comarch może wesprzeć Twoją firmę w efektywnym dostosowaniu się do nowych wymogów oraz procesach fakturowania.
Dziękujemy, że przeczytałeś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Wiadomościach Google. Materiał promocyjny Comarch
Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się
Źródło
