We wrześniu i październiku finalizowana jest znaczna liczba umów najmu. Na co zwrócić uwagę wynajmując mieszkanie? Jak skutecznie sporządzić umowę najmu? Jaki format powinna przyjąć i na jakie szczegóły zwrócić uwagę? – wyjaśniamy.
Wynajem mieszkania jest jednym z najbardziej dochodowych źródeł dochodu. Najemcy zazwyczaj zawierają umowę najmu okazjonalnego. Mogą również skorzystać z dodatkowych zabezpieczeń oferowanych przez umowę najmu okazjonalnego, którą należy zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni. W tym artykule przedstawiamy, co powinna zawierać umowa najmu i jakie aspekty należy uwzględnić, sporządzając taki dokument, zarówno z perspektywy wynajmującego, jak i najemcy.
Jakie elementy powinna zawierać umowa najmu?
Umowa najmu musi być zwięzła i kompleksowa – im więcej istotnych szczegółów zostanie jasno określonych, tym mniej problemów pojawi się później. Podstawowe elementy obejmują:
- • dane stron (imiona i nazwiska, PESEL lub NIP, adres zamieszkania, ewentualnie pełnomocnictwo);
- • szczegółowy opis wynajmowanej nieruchomości (adres, numer lokalu, powierzchnia, stan);
- • spis inwentarza i załączony protokół przekazania;
- • czas trwania umowy; kwota wynajmu i termin płatności; sposób płatności i termin płatności (przelew, rachunek bankowy);
- • warunki zarządzania mediami i opłatami operacyjnymi;
- • wysokość depozytu i warunki jego wykorzystania; termin jego zwrotu;
- • warunki podnajmu, korzystania z sąsiednich lokali i dostępu wynajmującego do nieruchomości;
- • warunki rozwiązania umowy i potencjalne kary za jej naruszenie.
Umowy elektroniczne – kiedy zachować „formę pisemną”?
Jeżeli umowa ma zostać zawarta na okres dłuższy niż jeden rok, musi zostać zawarta w formie pisemnej; w przeciwnym razie domniemywa się, że została zawarta na czas nieokreślony.
Zawierając umowę online, warto pamiętać: aby zachować integralność dokumentu pisemnego (na przykład w przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż rok), najlepiej podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis kwalifikowany jest tak samo ważny jak podpis odręczny i stanowi dowód zachowania formy pisemnej. W przypadku umów krótszych (np. do jednego roku) dopuszczalne są inne formy podpisu elektronicznego, natomiast w przypadku dłuższych zobowiązań zaleca się korzystanie z podpisu kwalifikowanego podczas składania podpisu elektronicznego.
Czas trwania umowy najmu – opcje i implikacje prawne?
Umowę najmu można zawrzeć na czas określony:
- Umowa na czas określony zapewnia przewidywalność dla obu stron, ponieważ określa dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia umowy najmu.
- Umowa na czas nieokreślony zapewnia elastyczność, choć obowiązują postanowienia dotyczące rozwiązania umowy.
Jeżeli umowa obowiązuje dłużej niż rok, musi zostać udokumentowana na piśmie; w przeciwnym razie będzie traktowana jako umowa bez ustalonej daty zakończenia.
Umowa najmu i opłaty za media – dlaczego to takie ważne?
Aby zapobiec sporom i zobowiązaniom podatkowym, umowa powinna:
- wyjaśnić, kto odpowiada za poszczególne media (najemca płaci bezpośrednio dostawcy, czy też wynajmujący zarządza rozliczeniami z najemcą);
- • przedstawić proces rozliczeń (płatności z góry, odczyty liczników, roczne rozliczenia);
- • określić konsekwencje zaległych płatności za media.
Zaleca się dołączenie załącznika z przykładowymi miesięcznymi zestawieniami rozliczeniowymi i instrukcjami dotyczącymi odczytów liczników.
Interakcja umowy najmu z organami podatkowymi i podatkiem dochodowym
Od 2023 roku jedyną metodą opodatkowania dochodów z najmu prywatnego jest podatek ryczałtowy od udokumentowanych przychodów. Dochód ten zazwyczaj obejmuje czynsz uzgodniony z najemcą (dzierżawcą) na mocy umowy najmu. Zazwyczaj jest on płacony gotówką, ale może również przybierać formę towarów lub usług.
Uwaga: Przychody z wynajmu nie obejmują wydatków (opłat) ponoszonych przez najemcę w związku z wynajmowaną nieruchomością (np. opłat związanych z lokalem, takich jak czynsz należny spółdzielni mieszkaniowej lub wspólnocie, opłaty za abonament za usługi dostępne w lokalu oraz inne opłaty ryczałtowe, a także opłat za połączenia telefoniczne wykonywane z wynajmowanego lokalu, za wodę, prąd i gaz, które nie są naliczane ryczałtowo), w przypadku gdy umowa stanowi, że najemca jest odpowiedzialny za takie wydatki.
W przypadku osób zarejestrowanych jako podatnicy VAT, uzyskujących dochody z wynajmu, całkowity dochód stanowi pobrany czynsz po odliczeniu podatku VAT.
Leasing okazjonalny i związane z nim formalności podatkowe – PIT.pl
Jak zabezpieczyć swoje interesy – rodzaje zabezpieczeń i ich cel?
Finalizując umowę najmu, należy koniecznie rozważyć mechanizmy bezpieczeństwa. Do najpopularniejszych należą:
- Kaucja – która może zabezpieczyć prawa do najmu; przepisy prawne określają maksymalną kwotę i zasady zwrotu (w tym ewentualne korekty i terminy zwrotu). Upewnij się, że umowa określa sposób przechowywania kaucji i termin jej zwrotu.
- Protokół przekazania – stwórz listę katalogową zużycia i stanu mebli podczas przekazania; upewnij się, że obie strony podpiszą ją i dołączą do umowy. Zaleca się wykonanie zdjęć jako środek ostrożności.
- Dodatkowe gwarancje – gwarancje osób trzecich, puste weksle, rachunki powiernicze (w przypadku umów najmu komercyjnego).
- Ubezpieczenie – Zarówno wynajmujący, jak i najemcy powinni rozważyć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenie nieruchomości. Takie ubezpieczenie może zapewnić ochronę obu stronom.
Rozwiązanie umowy najmu – ramy czasowe i sytuacje wyjątkowe
Umowy najmu lokali mieszkalnych regulują przepisy szczególne. W przypadku umowy najmu na czas nieokreślony, z czynszem płatnym miesięcznie, okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące i kończy się z końcem miesiąca kalendarzowego (stosuje się przepisy szczególne dotyczące umów najmu lokali mieszkalnych).
Wynajmujący zachowuje jednak prawo do rozwiązania umowy bez zachowania tych ram czasowych w szczególnych okolicznościach (na przykład, gdy najemca dopuści się poważnego naruszenia zobowiązań lub będzie zalegał z płatnościami czynszu przez określoną liczbę okresów) – wyjątki takie szczegółowo opisano w odpowiednich artykułach Kodeksu cywilnego.
Jak sporządzić wypowiedzenie umowy najmu?
Zaleca się sporządzenie pisemnego wypowiedzenia umowy najmu. Powinno ono zawierać datę, dane obu stron, adres wynajmowanej nieruchomości, podstawę prawną wypowiedzenia, datę rozwiązania umowy najmu oraz podpis. Najlepiej doręczyć wypowiedzenie osobiście z zachowaniem potwierdzenia odbioru lub wysłać listem poleconym.
Zawierając umowę najmu, należy upewnić się, że jej klauzule nie kolidują z obowiązującymi przepisami (takimi jak przepisy o ochronie praw lokatorów czy przepisy Kodeksu cywilnego). Umowa najmu nie powinna zawierać informacji poufnych. Ponadto, kluczowe jest, aby w umowie znalazły się klauzule dotyczące zwierząt domowych, podnajmu i remontów.
