Od czerwca 2025 roku, Państwowa Instytucja Ubezpieczeniowa opublikowała już dziewięć objaśnień, które potwierdzają, że wykorzystanie właściwych środków technicznych i formalnych pozwala na bezpieczne wykorzystanie wyjątku od składkowania wsparcia finansowego na posiłki. Stanowi to ewolucję w myśleniu o gratyfikacjach żywieniowych: uproszczenie procedur, większa klarowność i mocniejsza motywacja dla przedsiębiorstw do wspierania swoich pracowników.
Można dostrzec na rynku powiększające się zainteresowanie bonami żywieniowymi. Przedsiębiorstwa szukają możliwości, które nie generują obciążenia administracyjnego, a jednocześnie dostarczają korzyści finansowe oraz związane z wizerunkiem. Dodatkowo fundowanie wyżywienia ciągle zyskuje na popularności – aż 53% zatrudnionych wyraża opinię, że wybrałoby otrzymać 450 zł na karcie żywieniowej zamiast podwyżki o takiej samej wartości („Benefit Guidebook”). Zatem coraz więcej firm zwraca się do ZUS z zapytaniem o akceptację poprawności narzędzi formalnych i technicznych. I uzyskuje pozytywną odpowiedź.
Mniej formalności, większa klarowność – bezpieczne granice dla firm
Rzeczony zbiór metod zapewniających poprawne używanie kart żywieniowych jest rezultatem dyskusji pomiędzy ZUS, reprezentantami rynku i stroną społeczną – w tym Federacją Przedsiębiorców Polskich, Ogólnopolskim Porozumieniem Związków zawodowych, Pracodawcami RP i Konfederacją Lewiatan. Wspólnie zostały opracowane użyteczne i bezpieczne narzędzia, które ułatwiają stosowanie świadczeń żywieniowych w firmach.
– Szczegółowe prowadzenie ewidencji nie wydaje się dobrym wyjściem w sytuacji, gdy możliwe jest skorzystanie z właściwych zabezpieczeń systemowych. Wystarczające są zasady i umowy z emitentem kart, które precyzyjnie definiują reguły korzystania z gratyfikacji – zaznacza prof. Grażyna Spytek-Bandurska z Federacji Przedsiębiorców Polskich (FPP).
Ciągle rosnąca liczba pozytywnych interpretacji indywidualnych ZUS (np. DI/100000/43/444/2025, DI/200000/43/821/2025, DI/100000/43/847/2025, DI/200000/43/959/2025) uwierzytelnia, że zaproponowane okoliczności są adekwatne. W argumentacjach Instytucja Ubezpieczeniowa stwierdza, że wykorzystanie tych metod uprawnia do zwolnienia ze składek. Inaczej mówiąc, subwencja na posiłki oparta na zabezpieczeniach technicznych i formalnych, niepotrzebująca archiwizowania zakupów (czyli strategia stosowana przez rynek wcześniej), jest zgodna z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek i umożliwia wyłączenie z niej wartości bonów żywieniowych do kwoty 450 zł miesięcznie na osobę.
Trzeba pamiętać, że mimo konsekwentnego aprobowania tego zbioru rozwiązań, wyjaśnienia te stanowią punkt odniesienia, a nie pewność dla innych pracodawców. Dlatego warto zwrócić się do ZUS z wnioskiem o objaśnienie indywidualne.
Zbiór rozwiązań w praktyce
Jak to funkcjonuje? Aby móc skorzystać ze zwolnienia do kwoty 450 zł miesięcznie na pracownika, wystarczy wdrożyć określony pakiet narzędzi formalnych i technicznych, który zapewnia poprawne wykorzystanie subwencji na posiłki. Wymagania obejmują:
● wprowadzenie odpowiednich zasad (wykorzystania kart żywieniowych oraz w regulaminie firmy);
● zebranie oświadczeń od pracowników z obietnicą przestrzegania obu zasad;
● użytkowanie kart spełniających konkretne warunki, w tym:
○ obecność na karcie informacji, że pozwala ona wyłącznie na nabywanie posiłków,
○ ograniczenie realizacji wyłącznie do lokali gastronomicznych lub wyselekcjonowanych handlowych umożliwiających zakup posiłków, realizowane poprzez:
■ kody MCC/MID – identyfikujące branżę gastronomiczną lub spożywczą;
■ umowy emitentów z partnerami żywnościowymi, którzy należą do grona akceptujących karty żywieniowe i zawarli stosowne umowy z emitentem kart, zobowiązujące do akceptowania płatności wyłącznie za posiłki;
○ techniczne ograniczenie do transakcji bezgotówkowych,
○ zapewnienie pracodawcy dostępu do uproszczonego zestawienia historii transakcji (określenie akceptanta w schemacie płatniczym, kod MCC, numer identyfikujący kartę i datę transakcji).
Można zauważyć, że eliminuje to konieczność kontrolowania zakupów pracowników, a większa część formalności przechodzi na emitenta karty: on jest odpowiedzialny za sieć akceptacji, oznaczenie transakcji, raportowanie i monitorowanie poprawnego wykorzystania środków. Dodatkowo brak potrzeby przetwarzania paragonów zmniejsza ryzyko naruszenia RODO.
– Zbieranie od pracowników rachunków za dokonane przez nich zakupy jest nie tylko kłopotliwe zarówno dla zatrudnionych, jak i pracodawców, ale również rodzi wątpliwości w kontekście ochrony danych osobowych i prawa do prywatności – komentuje Eliza Wójcik, doradca podatkowy i doktor nauk prawnych, Associate Senior Manager w Deloitte, w publikacji TAX&LEGAL Benefit Guidebook.
W związku z tym karty żywieniowe bazujące na takim zbiorze zabezpieczeń (model funkcjonowania kart takich jak Pluxee Lunch) to bezpieczne i proste rozwiązanie, które łączy komfort i zgodność z przepisami. Dział HR nie gromadzi dokumentów, system samoczynnie generuje ślad zakupu, a z punktu widzenia pracownika jest to zwykła transakcja typu just pay&go – bez kompletowania paragonów i obowiązku ich rozliczania.
Korzyści dla pracowników i firm
Uproszczenia administracyjne to jedynie jedna strona medalu. Upowszechnianie kart żywieniowych oprócz wygody jest odpowiedzią na narastające potrzeby pracowników i sposobem na wzmocnienie wizerunku firmy jako nowoczesnego i odpowiedzialnego pracodawcy.
Coraz więcej osób zatrudnionych oczekuje codziennego wsparcia w postaci benefitów żywieniowych. Z raportu Pluxee „Benefit Trendbook 2025” wynika, że 81% pracowników postrzega subwencję na posiłki jako kuszącą gratyfikację, a 77% zauważa, że poprawia ona ich domowy budżet.
– Stanowisko ZUS to ruch we właściwym kierunku. Dzięki konstruktywnej wymianie poglądów udało się wypracować jasne standardy branżowe, które wspomagają poprawę dobrostanu pracowników. Wyraźne wytyczne i klarowna interpretacja przepisów to właściwy schemat działania w polityce benefitowej – podkreśla Norbert Kusiak, dyrektor Wydziału Polityki Gospodarczej OPZZ i dodaje, że liczy na waloryzację kwoty świadczenia: – W obliczu rosnących kosztów życia jest to naturalna i konieczna kontynuacja podjętych aktywności.
Wprowadzenie kart żywieniowych to również efektywny sposób na optymalizację budżetu benefitowego. Fundusze przeznaczone na posiłki zwiększają wartość wypłaty „na rękę” bez ponoszenia dodatkowych kosztów po stronie pracodawcy. Dzięki zwolnieniu z opłat pracownik uzyskuje około 1070 zł rocznie więcej, a firma może zaoszczędzić nawet 1106 zł rocznie na jednym pracowniku. W przypadku zespołu, który liczy 100 osób to ponad 110 000 zł oszczędności rocznie dla organizacji.
Pluxee Lunch – lider bezpiecznych benefitów
Firma Pluxee – lider na rynku gratyfikacji żywieniowych w Polsce od 28 lat (wcześniej jako Sodexo) – łączy globalne doświadczenie z lokalną wiedzą specjalistyczną, żeby dostarczać rozwiązania, które są równocześnie bezpieczne, zgodne z prawem i nieskomplikowane w obsłudze.
Pluxee Lunch, kluczowy produkt marki i karta żywieniowa numer 1 na rynku, realizuje wymogi stawiane przez ZUS. Funkcjonuje wyłącznie w sieci gastronomiczno-spożywczej, posiada blokadę wypłaty gotówki, jasne zasady użytkowania i umowy z partnerami. Dzięki temu firmy mogą wdrożyć benefit w formule „ready for audit” – bez ryzyka i niepotrzebnej biurokracji.
– Zatrudniający muszą jedynie wdrożyć odpowiedni regulamin, innymi słowy mówimy o rozwiązaniu admin less. Dodatkowo realizacja świadczenia będzie możliwa jedynie w zamkniętej sieci akceptantów współpracujących na podstawie umów z emitentem. O to dbają dostawcy – Pluxee już teraz zredukowało możliwość używania kart do partnerów. Takie podejście zapewnia bezpieczeństwo zarówno prawne, jak i operacyjne – akcentuje Arkadiusz Rochala, dyrektor generalny Pluxee Polska.
Pluxee Lunch dowodzi, że prostota i bezpieczeństwo mogą występować razem. To rozwiązanie, które ułatwia życie pracownikom, zdejmuje ciężar z firm i wyznacza nowy poziom w obszarze benefitów żywieniowych.
Prognoza na przyszłość: „admin less” to nowy standard
ZUS w objaśnieniach wydawanych od czerwca 2025 r. uwierzytelnia, że zwolnienie ze składek nie potrzebuje gromadzenia paragonów. Model adminless – oparty na regulaminach i zabezpieczeniach systemowych – ustala nowy kierunek w polityce benefitowej. Jest to rozwiązanie, które łączy bezpieczeństwo prawne, sprawność administracyjną i lepsze doświadczenie pracownika. Dzięki zrozumiałym regułom i cyfrowym narzędziom, rynek benefitów żywieniowych wkracza w fazę stabilizacji, zaufania i dalszego rozwoju.
Źródło informacji: Pluxee
Dziękujemy za przeczytanie naszego artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Wiadomościach Google. Artykuł sponsorowany Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się
Źródło
![PFR planuje odświeżoną strategię. Wiceszef nakreśla przyszłość spółek pod jego nadzorem [ROZMOWA] - INFBusiness](https://gibnews.pl/wp-content/uploads/2025/10/774cadcff080da1ebefabf52ce855fd7-768x384.jpg "Finalizacja prac nad strategią Polskiego Funduszu Rozwoju zbliża się ku końcowi. Zostanie ona zaprezentowana jeszcze w bieżącym roku — oznajmia w wywiadzie dla Business Insider Polska wiceprezes Polskiego Funduszu Rozwoju do spraw inwestycji, Mikołaj Raczyński. Wyjawia również, które przedsiębiorstwa z portfolio funduszu posiadają charakter strategiczny, a które z nich mogą pojawić się na parkiecie giełdowym. Wiceprezes PFR prezentuje swój punkt widzenia na temat połączenia PZU i Banku Pekao, jak również debiutu na GPW bydgoskiej Pesy oraz spółki z sektora zbrojeniowego — WB Electronics.")