W wielu przedsiębiorstwach dzień roboczy zaczyna się, zanim reszta świata się obudzi. Ledwo zdążymy wypić kawę, a na naszym stanowisku pracy czekają już pierwsze dokumenty do zatwierdzenia, faktury do zaksięgowania lub etykiety do sporządzenia. Potrzeba jest oczywista, i dostrzegamy, że wygląd biura w nadchodzącym roku nie musi wcale przypominać loftu z wyobraźni rodem, pełnego designerskich lamp. Wystarczy, że będzie funkcjonalne. Co więcej, czasem zajmuje zaledwie kilka metrów kwadratowych. Ostatecznie to nie przestrzeń definiuje efektywność firmy, lecz technologia, która eliminuje wszelkie przeszkody i opóźnienia.
Chcemy skoncentrować się na zadaniu. Nie lubimy tracić czasu na przeszukiwanie menu, wgrywanie kolejnych poprawek w najmniej sprzyjającym momencie lub ponownie rozważać, dlaczego drukarka akurat teraz „nie komunikuje się” z komputerem. Przyszłość biura, które obecnie znajduje się także w naszych domach, jest… nadzwyczaj pragmatyczna. Kluczowa jest sprawność i automatyzacja. Technika powinna działać, a nie pochłaniać uwagę.
Wbrew prognozom sprzed kilku lat, papier wciąż jest obecny w biurowej rutynie. W mniejszych firmach dowód zapłaty wciąż stanowi potwierdzenie, umowa wymaga własnoręcznego podpisu, a dokumentacja medyczna musi być dostępna dla pacjenta w formie, którą można łatwo przechowywać. Zmieniły się jednak diametralnie oczekiwania w stosunku do druku i skanowania. Mają być szybsze, bardziej ekonomiczne i bezawaryjne. Rozwiązania, które dawniej były standardem tylko w dużych korporacjach, teraz muszą sprawdzać się w niewielkich zespołach. Często nie mamy przecież tutaj „koła ratunkowego” w postaci wewnętrznego działu IT.
Praca ma przebiegać sprawnie. Sprzęt ma dotrzymywać kroku
To, co dziś określamy mianem „biura hybrydowego”, w sektorze MŚP funkcjonuje w odmienny sposób niż w wielkich przedsiębiorstwach. Każdy, kto prowadzi firmę, wie, że hybryda to często jeden dzień w biurze, kolejny w podróży do klientów, a następny przy biurku w domu, z laptopem otwartym tam, gdzie akurat znajdzie się miejsce i czas. Technologia musi więc sprostać bardzo prostej zasadzie: praca wykonywana jest tam, gdzie jest przedsiębiorca.
Sprzęt biurowy w takim otoczeniu nie może wymagać troski. Nie ma tutaj miejsca na złożone konfiguracje, przestarzałe interfejsy czy dzwonienie do znajomego „specjalisty od komputerów”. Kiedy trzeba przesłać skan podpisanej umowy lub zeskanować potwierdzenie transakcji dla księgowej, sprzęt powinien być gotowy do działania. Właśnie z myślą o takiej rzeczywistości Canon zaprojektował nową gamę urządzeń i-SENSYS. Co je wyróżnia? Funkcja Master Setup automatycznie pobiera oprogramowanie i sterowniki, dzięki czemu urządzenia są gotowe do pracy niemal od razu po podłączeniu.
W warunkach ograniczonej przestrzeni biurowej istotny jest także rozmiar. Modele z serii MF660, MF460 II i MF750 II oraz drukarki LBP640, LBP240 II i LBP673dw II zostały zaprojektowane z myślą o miejscach, w których liczy się każdy centymetr. Urządzenia te znajdują swoje miejsce tam, gdzie duże systemy wielofunkcyjne po prostu się nie sprawdzają. Nie są to zatem urządzenia, które trzeba ukrywać w odrębnym pomieszczeniu. Można je mieć pod ręką, ponieważ ich praca nie dominuje otoczenia ani hałasem, ani rozmiarem.
Nie zapominajmy, że przedsiębiorstwa drukują różnorodne materiały: od prostych dokumentów po barwne oznaczenia lub materiały promocyjne. Modele z serii MF660 i MF750 II odpowiadają na potrzeby użytkowników, którzy sporadycznie, ale jednak potrzebują druku w kolorze, bez konieczności inwestowania w zaawansowane urządzenia graficzne. Z kolei MF460 II i LBP240 II pozwolą na szybkie wydruki czarno-białe tam, gdzie priorytetem jest czytelność i prostota.
ZOBACZ WIĘCEJ: Nowe modele Canon i-SENSYS. Sprawdź, co wyróżnia poszczególne modele
Skanowanie to kolejny aspekt, który w małych firmach często wystawia cierpliwość na próbę. Rachunki przywiezione z hurtowni, recepty z gabinetu, podpisane aneksy lub pojedyncze formularze od klientów krążą między biurkiem a systemem księgowym i dopiero po przeniesieniu do formy cyfrowej zaczynają funkcjonować w obiegu. W takich sytuacjach kluczowe jest proste działanie: włożyć, zeskanować, zapisać i kontynuować pracę. Dlatego możliwość wygodnego skanowania nawet małych dokumentów, bez kłopotów z formatem czy ustawieniami, realnie skraca drogę papieru do cyfrowego archiwum.
Dostęp do instrukcji uzyskamy poprzez zeskanowanie kodu QR, a dla bardziej wymagających użytkowników pomocna jest również opcja dostosowania funkcji do indywidualnego trybu pracy, wykorzystując wbudowane aplikacje i skróty.
Bezpieczeństwo, które nie onieśmiela technologią
Nie trzeba prowadzić wielkiej korporacji, żeby dostrzec, jak wiele problemów i negatywnych emocji może wywołać wyciek choćby jednego dokumentu zawierającego dane klienta. Dlatego Canon wyposażył nowe urządzenia w system zabezpieczeń 360°, a dodatkowo stworzył przejrzysty moduł konfiguracji zabezpieczeń. System prowadzi użytkownika krok po kroku i dba o to, by firma mogła czuć się bezpiecznie, nawet jeśli nikt nie pełni roli „specjalisty ds. cyberbezpieczeństwa”.
Przypomina o tym również Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions w Canon Europe. Podkreśla on, że małe i średnie przedsiębiorstwa „coraz częściej poszukują wydajnych i niezawodnych rozwiązań, które umożliwiają efektywną pracę, niezależnie od tego, czy odbywa się ona w biurze, czy zdalnie”. A Canon wyraźnie koncentruje się na jakości, prostocie obsługi i komforcie użytkownika.
Marka ta wykorzystuje materiały z recyklingu i stosuje rozwiązania o niskim zużyciu energii. Bez górnolotnych deklaracji, a z konkretnymi działaniami.
Biuro ewoluuje wraz z firmą
Na zakończenie warto… wrócić do punktu wyjścia. Biuro przyszłości nie będzie bazować na spektakularnych wizjach. Będzie natomiast funkcjonować w sposób zgodny z oczekiwaniami przedsiębiorcy. Drukarka nie będzie reliktem przeszłości, lecz miejscem, w którym biznes urzeczywistnia się na papierze. W tym kontekście najlepiej sprawdzają się rozwiązania, które nie absorbują uwagi. Canon i nowa seria i-SENSYS idealnie wpisują się w tę filozofię.
Wystarczy spojrzeć na rytm pracy polskich przedsiębiorców, aby zrozumieć, że właśnie takie rozwiązania zyskują popularność.
Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Wiadomościach Google. Materiał reklamowy na zlecenie marki Canon Polska Udostępnij artykuł Newsletter Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się
Źródło
