W Polsce tylko niewielka liczba małych i średnich przedsiębiorstw w pełni wdrożyła automatyzację w logistyce i cyfrowej obsłudze zamówień. Wśród nich znajduje się firma z sektora elektrotechnicznego, co pokazuje, że alokacja zasobów w systemy ERP i rozwiązania logistyczne może działać jak katalizator skalowania działalności.
Wewnątrz magazynu czternaście robotów bezszelestnie przemieszcza się po podłodze. Sprawnie wyciągają produkty z plastikowych pojemników i precyzyjnie organizują zamówienia klientów, niczym figury szachowe manewrowane przez niewidzialnego stratega.
Oto system AutoStore – duma ASAJ. Stanowi on reprezentację ewolucji firmy od małego, rodzinnego sklepu do zaawansowanego technologicznie centrum dystrybucyjnego, w którym roboty realizują zamówienia, a dane są zintegrowane z platformą ERP.
Droga do niezależności cyfrowej
Firma ASAJ powstała w 1990 roku, początkowo jako skromny sklep garażowy w Siedlcach, wspierając działalność elektryczną i hydrauliczną wspólników Stanisława Zaliwskiego i Andrzeja Zegardło oraz ich żon Jadwigi i Anny. W ciągu dwóch lat przestrzeń stała się niewystarczająca, co skłoniło do rozbudowy lokalu i kolejnych punktów sprzedaży detalicznej.
Obecnie ASAJ działa jako ogólnopolska sieć detaliczna o przychodach na poziomie 0,5 mld zł, koncentrując się na dystrybucji produktów z branży elektrycznej, energetycznej i odnawialnych źródeł energii. Firma jest przykładem tego, jak rodzinne przedsiębiorstwo może wykorzystać innowacje cyfrowe, aby się rozwijać, dostosowywać do zmieniających się oczekiwań klientów i budować silną pozycję rynkową.
ASAJ jest uznawany za lidera wśród polskich firm rodzinnych. Chociaż MŚP stanowią 99,8% podmiotów i generują prawie 45,3% PKB, transformacja cyfrowa i automatyzacja pozostają ograniczone – zazwyczaj poprzez wykorzystanie narzędzi online lub transakcji cyfrowych.
Opór wobec innowacji często spowalnia postęp. Według badania Mastercard z 2023 roku, kluczową barierą dla wdrażania rozwiązań cyfrowych jest brak gotowości do korzystania z nowych technologii, perspektyw i metodologii.
„W ASAJ zawsze dążyliśmy do poprawy wydajności i szybkości” – stwierdza Andrzej Zegardło, dyrektor naczelny ASAJ. „Chociaż modernizacje technologiczne wiązały się z ryzykiem i kosztami, nasza wiara w potencjał przeważyła nad barierami finansowymi”.
Stanisław Zaliwski zgadza się: „Ocenianie innowacji wyłącznie na podstawie zwrotu z inwestycji, na przykład oczekiwanie dwudziestu złotych za każdą wydaną inwestycję, nie zawsze jest skuteczne. Kultura naszej firmy ceni postęp sam w sobie, nawet jeśli efekty finansowe pojawiają się dopiero po pewnym czasie”.
Od papieru do ERP
Już w 1991 roku firma była jednym z pionierów wykorzystujących komputery do zarządzania magazynem i sprzedażą. Znaczący skok cyfrowy nastąpił w 2005 roku, kiedy ASAJ przeniósł się do nowoczesnego obiektu sąsiadującego z magazynem. Wcześniej rozproszone działy zostały ujednolicone. „Ten moment zapoczątkował naszą transformację w kierunku nowoczesności” – wspomina Piotr Prokurat, dyrektor IT. „Chociaż nadal korzystaliśmy z dokumentów papierowych, rozpoczęła się centralizacja danych. Wtedy właśnie zdecydowaliśmy się na system Comarch ERP XL”.
Ta transformacja z analogowej na cyfrową zmieniła sposób działania firmy. Pracownicy przeszli szkolenia po godzinach, aby zapewnić płynny przebieg zmiany, co osiągnęło punkt kulminacyjny 2 stycznia 2006 roku, kiedy to wystawiono pierwszą fakturę cyfrową za pośrednictwem Comarch ERP. Kamil Kulma, Dyrektor Operacyjny, wspomina, że zrezygnował z urlopu, aby nadzorować wdrożenie, które przebiegło bezproblemowo.
Dwie dekady później ASAJ jest postrzegany jako pionier w dziedzinie cyfrowej. System Comarch ERP XL koordynuje zamówienia, zarówno B2C, jak i B2B, obsługuje zwroty, optymalizuje sprzedaż, zarządza cyfrową dokumentacją oraz zarządza kopiami zapasowymi i księgowością. Obsługuje również zautomatyzowane centrum dystrybucji, przez które przepływa cały produkt firmy.
„Comarch ERP XL oferuje otwarte API, które pozwala nam dostosowywać je i rozszerzać do naszych potrzeb” – podkreśla Piotr Prokurat . „Nieocenione jest również to, że Comarch, jako krajowy dostawca, jest na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, w przeciwieństwie do wielu firm zagranicznych”.
Zespół IT firmy ASAJ w Siedlcach liczy zaledwie pięć osób, co dowodzi, że firmy mogą utrzymać cyfrową konkurencyjność bez rozbudowy wewnętrznych działów IT. „Biorąc pod uwagę dzisiejszy ogromny krajobraz technologiczny, współpracujemy z zewnętrznymi ekspertami. Nie da się opanować wszystkich obszarów wewnętrznie. Delegujemy projekty takie jak integracja systemów i licencjonowanie” – wyjaśnia Piotr Prokurat.
Logistyka dostosowana do e-commerce
Zmiany w zachowaniach klientów napędzają rozwój technologiczny ASAJ. Konsumenci wolą teraz robić zakupy w domu i oczekują ekspresowej dostawy pod same drzwi. Wymaga to wysoce zaawansowanej logistyki, która łączy platformy e-commerce ze sklepami stacjonarnymi.
„Mamy w ofercie ponad 150 000 produktów w dowolnym momencie” – zauważa Kamil Kulma. „Prowadzenie prężnego biznesu online bez sprawnej logistyki jest nie do pomyślenia. Nasz 24-godzinny model dostaw minimalizuje liczbę błędów, pozwalając nam sprostać rosnącym oczekiwaniom bez wzrostu kosztów i spadku jakości usług”.
Prawdziwy test nadszedł podczas lockdownów związanych z pandemią, kiedy wiele firm musiało z dnia na dzień przejść na pracę zdalną. ASAJ był w pełni przygotowany. „Cała dokumentacja jest cyfrowa. To kluczowe przy ponad 17 000 zamówień detalicznych miesięcznie” – mówi Kamil Kulma.
Automatyzacja daje czas
Dzięki Comarch ERP XL działalność operacyjna stała się bardziej efektywna, a co najważniejsze, umożliwiła dostęp do kompleksowych analiz danych. System agreguje dane sprzedażowe z wielu lokalizacji, umożliwiając podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym w oparciu o aktualne dane dotyczące sprzedaży, marży zysku i kluczowych obszarów efektywności.
Dane stanowią obecnie podstawę każdego działania centrum dystrybucyjnego ASAJ, które od września 2024 r. świadczy również usługi outsourcingu realizacji zamówień pod marką Doing.
„Dokładnie śledzimy każdą minutę naszych procesów. Rozumiemy pracę każdego pracownika magazynu z godziny na godzinę, co pozwala nam precyzyjnie wyceniać usługi takie jak kompletacja, pakowanie i etykietowanie, nawet w niszowych sektorach, takich jak kosmetyki. Dane te pozwoliły nam opracować i przetestować kompletną ofertę logistyczną w ciągu zaledwie dwóch miesięcy” – wyjaśnia Kamil Kulma.
Rosnące koszty pracy również napędzają automatyzację. „Inwestycje w technologię, automatyzację i sztuczną inteligencję nie są już opcjonalne, jeśli chcemy skutecznie konkurować. Tam, gdzie kiedyś mieliśmy trzy magazyny regionalne, teraz jedna osoba w naszym zautomatyzowanym centrum może wykonać pracę ośmiu osób – mimo że wolumen przesyłek wzrósł z 5000 do 13 000 miesięcznie” – stwierdza Kamil Kulma.
Równie istotne dla efektywności są „roboty” programowe. Obecnie ASAJ przetwarza ponad 20 000 faktur miesięcznie, od pierwszego kontaktu do rozliczenia płatności, za pośrednictwem zautomatyzowanych systemów.
„Prawie wszystkie dokumenty – nawet 99% – w naszym biznesie online są generowane automatycznie” – mówi Piotr Prokurat . „Automatyzacja oszczędza mnóstwo czasu, przenosząc uwagę zespołu z zadań manualnych na wartościowe interakcje z klientami. Ostatecznie technologia pozwala nam żyć mądrzej, uwalniając czas na to, co naprawdę ważne”.
Zwinność w czasach niepewności
Transformacja cyfrowa to nie tylko optymalizacja procesów – to ciągła podróż, która zapewnia elastyczność biznesową w zmieniających się warunkach. Ostatnie kryzysy – od konfliktów geopolitycznych po spowolnienie inwestycyjne – wystawiły branże na próbę. „Te realia stawiają nowe przeszkody do pokonania” – potwierdza Przemysław Zegardło , prezes firmy.
Dziś, gdy technologia zmienia krajobraz w zawrotnym tempie, gotowość cyfrowa to nie tylko korzyść, ale i przetrwanie. Firmy, które potrafią szybko się adaptować i wdrażać innowacje w swoją kulturę, mają większe szanse na przekształcenie przeciwności w przewagę. „Na szczęście zdolność adaptacji jest wpisana w kulturę naszej firmy” – podsumowuje Marlena Kuran, Wiceprezes Zarządu.
