Działalność niezarejestrowana w 2026 r. Limit kwartalny, ewidencja, kasa fiskalna i KSeF

Od 2026 roku limit dla działalności nierejestrowanej będzie kwartalny (225% minimalnego wynagrodzenia). Sprawdź swoją ewidencję, kasę fiskalną na 20 000 zł i przepisy KSeF (10 000 zł/miesiąc).

Od 1 stycznia 2026 roku próg przychodów dla niezarejestrowanych przedsiębiorców nie będzie już ustalany co miesiąc, lecz kwartalnie. Limit wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia za dany rok , a podstawą prawną jest znowelizowany artykuł 5 Prawa przedsiębiorców. W praktyce oznacza to większą elastyczność dla osób o sezonowych lub nieregularnych dochodach.

Dla porządku: do końca 2025 roku nadal będzie obowiązywał miesięczny limit 75% płacy minimalnej (w 2025 roku będzie to 3499,50 zł). Jeśli płaca minimalna w 2026 roku wyniesie na przykład 4806 zł, kwartalny limit wyniesie 10813,50 zł. Limit ten można wykorzystać już w ciągu jednego miesiąca kwartału, o ile próg nie zostanie przekroczony w obliczeniach kwartalnych. To wyliczenie jest jedynie przykładowe i zależy od ostatecznej wysokości płacy minimalnej w 2026 roku.

Kogo faktycznie dotkną zmiany i dlaczego kwartalny limit ma znaczenie

Najbardziej na tym skorzystają osoby pracujące nierównomiernie: rzemieślnicy, sprzedawcy sezonowi i osoby okazjonalnie sprzedające towary używane na platformach C2C. Pojedyncza, większa sprzedaż nie będzie już automatycznie wiązać się z obowiązkiem rejestracji działalności gospodarczej, pod warunkiem że kwartalne zeznanie o dochodach do zapłaty wyniesie 225% płacy minimalnej.

Zwracamy uwagę na słowo „należne”, ponieważ naliczamy wartości wynikające z wystawionych faktur/umów bez względu na moment wpływu środków, co może mieć kluczowe znaczenie przy rozłożeniu płatności w czasie.

Rejestry sprzedaży – proste, ale wiarygodne

Jak prowadzić dokumentację

Firmy niezarejestrowane nadal wymagają uproszczonej ewidencji sprzedaży. W praktyce wystarcza rzetelny arkusz kalkulacyjny z datą, kwotą należnego przychodu, kontrahentem i krótkim opisem. Od 2026 roku będziemy również sporządzać raporty kwartalne zamiast miesięcznych — ich spójność i kompletność będą sprawdzane w każdym audycie.

Dobrą praktyką jest monitorowanie łącznej kwoty narastająco w ciągu kwartału i zapisywanie momentu, w którym zbliżamy się do progu 225% – ogranicza to ryzyko jego przekroczenia i późniejszych sankcji.

Kasa fiskalna i działalność niezarejestrowana: obowiązujący limit 20 000 zł

W przypadku sprzedaży konsumenckiej nadal obowiązuje ogólny roczny limit zwolnienia z obowiązku rejestracji w kasie fiskalnej w wysokości 20 000 zł obrotu B2C . Przekroczenie tego progu może skutkować utratą zwolnienia, chyba że podlegają Państwo określonym wyłączeniom. Zmiany w przepisach dotyczących kas fiskalnych obowiązują od 1 lipca 2025 r., ale próg 20 000 zł pozostaje punktem odniesienia na lata 2025/2026.

Zawsze sprawdzaj, czy w Twojej branży transakcje są wyłącznie gotówkowe. To kluczowa, odrębna oś ryzyka – dotyczy to również firm niezarejestrowanych, jeśli prowadzisz sprzedaż B2C.

KSeF w 2026 roku – pułapka 10 tys. zł miesięcznie dla mikroprzedsiębiorstw

Od 2026 roku KSeF będzie obowiązywał etapami : od 1 lutego 2026 roku dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych. Przewidziano jednak okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców do końca 2026 roku.

Jeśli ich miesięczny obrót nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury poza KSeF. W praktyce, jeśli prowadzisz niezarejestrowaną działalność gospodarczą i zbliżasz się do progu 10 000 zł w danym miesiącu, warto rozważyć wcześniejsze wdrożenie KSeF, aby uniknąć przekroczenia tego progu w okresach szczytowych sprzedaży.

Jest to zupełnie inny limit niż kwartalny limit 225% – oba działają równolegle i wymagają monitorowania.

Bezrobocie i działalność niezarejestrowana – gdzie jest granica?

Osoba zarejestrowana jako bezrobotna może dorabiać poprzez działalność niezarejestrowaną, ale z reguły nie może ona przekraczać 50% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie , w przeciwnym razie ryzykuje utratą statusu i zasiłku.

Ten limit „50% bezrobocia” działa niezależnie od limitów 75/225% obowiązujących dla samej działalności niezarejestrowanej. W praktyce to dolny limit 50% staje się bardziej istotnym ograniczeniem dla osób zarejestrowanych w PUP.

Kiedy powstaje obowiązek rejestracji spółki i co zrobić, jeśli limit zostanie przekroczony?

Po przekroczeniu limitu w ciągu kwartału traci się status działalności niezarejestrowanej i należy złożyć wniosek do CEIDG w ciągu 7 dni. Warto przygotować się wcześniej:

• Wybierz formę opodatkowania
• Sprawdź możliwe zwolnienia z VAT i problemy z kasą fiskalną

Jeśli wiesz, że zamierzasz złożyć duże zamówienie, podejmij działania wyprzedzające i zarejestruj się, aby nie musieć gonić za terminami.

Najczęstsze błędy, które kosztują pieniądze

1. Mylenie dochodu należnego z dochodem rzeczywistym

Limit 225% dotyczy dochodu należnego – nie można „przesuwać” dochodu między miesiącami, aby uniknąć jego przekroczenia.

2. Ignorowanie progu 20 000 zł przy finalizacji transakcji w sprzedaży B2C

Nawet jeśli znajdujesz się w kategorii osób niezarejestrowanych, możesz utracić zwolnienie z podatku od gotówki. Sprawdź przepisy Ministerstwa Finansów i listę działalności ściśle związanych z gotówką.

3. Brak planu dla KSeF w miesiącach „szczytowych”

W okresie wakacyjnym, czyli w listopadzie-grudniu, czy w okolicach Wszystkich Świętych, łatwo przekroczyć kwotę 10 000 zł miesięcznie — warto z dużym wyprzedzeniem przygotować prosty schemat postępowania w ramach KSeF.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google News.

Źródło