Krajowy System E-Faktur to nie kosmetyczna zmiana w obiegu dokumentów, ale systemowa redefinicja procesów biznesowych. Wdrożenie e-faktur daje szansę na zwiększenie przejrzystości i automatyzacji w firmach. Czy polski biznes jest na to gotowy? Sprawdzamy.
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktury (KSeF) od 2026 r. to jedna z największych reform podatkowych w najnowszej historii Polski, zmieniająca sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur.
Przypomnijmy: dla dużych firm godzina zero wybije 1 lutego 2026 r. Dla pozostałych przedsiębiorstw będzie to 1 kwietnia 2026 r. Najmniejsze podmioty, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie), mają nieco więcej czasu na dostosowanie się do wymogów KSeF, tj. do 1 stycznia 2027 r.
Czy polski biznes – zarówno duży, jak i mały – jest na to przygotowany? A może, mówiąc prościej, KSEF będzie dla niego tylko kolejnym problemem, czy też szansą na przyspieszenie cyfryzacji?
Cyfryzacja w teorii – praktyka wciąż daleko w tyle
Odpowiedź na pierwsze pytanie pochodzi od Comarch, który przeprowadził ogólnopolski test wiedzy i gotowości firm do integracji z KSeF. Wyniki jednoznacznie pokazują, że o ile świadomość teoretyczna jest wysoka, o tyle praktyczne przygotowanie polskich firm pozostawia wiele do życzenia.
Test rozpoczął się w kwietniu 2025 roku i składał się z dwóch części: pierwsza sprawdzała wiedzę teoretyczną, a druga – przygotowanie techniczne i organizacyjne. W części teoretycznej wzięło udział ponad 1110 firm, a w części praktycznej około 300.
Wyniki pokazują, że przedsiębiorstwa dość dobrze rozumieją podstawowe zasady KSeF, lecz mają problemy z ich praktycznymi aspektami.
- Tylko 56% przedsiębiorstw wiedziało, że faktura sprzedaży wystawiona na firmę zagraniczną będzie zazwyczaj wysyłana do KSeF, a wydruk będzie równocześnie przesyłany do odbiorcy inną drogą.
- Tylko 45% poprawnie odpowiedziało na pytanie, czy sprzedawca może sprawdzić, czy odbiorca pobrał fakturę z KSeF (nie, nie ma takiej możliwości).
- 60,5% wiedziało, czy do faktury wysyłanej do KSeF można dodać załącznik (nie, nie ma takiej możliwości, choć w treści e-faktury można umieścić odnośnik do pliku zewnętrznego).
Kod HTML
Test Comarch przyniósł także inny (smutny) wniosek: wiele polskich firm ma ograniczoną świadomość funkcjonalności systemów ERP w kontekście automatyzacji procesów związanych z KSeF.
Tylko 44% respondentów wskazało, że ich oprogramowanie automatyzuje proces rejestracji faktury zakupu z KSeF, gdy dane na niej zawarte pochodzą od nowego klienta. Wyniki były jeszcze gorsze, gdy zapytano, czy system może automatycznie parować faktury zakupu pobrane z KSeF z dokumentami magazynowymi, zamówieniami lub zaliczkami. Tylko 33% respondentów odpowiedziało twierdząco.
Odpowiedzi te świadczą nie tyle o braku wiedzy, co o tym, że polscy przedsiębiorcy nie do końca dostrzegają korzyści, jakie niesie ze sobą automatyzacja procesów biznesowych.
„Wielu przedsiębiorców postrzega KSeF wyłącznie jako obowiązek prawny, a nie jako szansę na automatyzację i rozwój. Brakuje świadomości, że integracja z ERP może przyspieszyć procesy fakturowania, ograniczyć liczbę błędów i obniżyć koszty administracyjne” – podkreśla Radosław Lasota , Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch Enterprise Solutions.
Dlatego Comarch rozpoczął kampanię marketingową skierowaną do sektora MŚP, w której pokazuje, że obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktury (KSeF) jest szansą na kompleksową digitalizację przedsiębiorstwa.
Impuls do zmian nie tylko w księgowości
E-fakturowanie to nie tylko nowy wymóg, ale szansa na uporządkowanie firm uparcie tkwiących w analogowej rzeczywistości. A jest ich wiele. Z raportu „Made in Poland” wynika, że aż 38% firm nadal korzysta z dokumentów papierowych, a 58% gromadzi dane produkcyjne ręcznie.
Dla tych firm wdrożenie KSeF może być pierwszym krokiem w kierunku digitalizacji – odejścia od papierowych faktur, ręcznego wprowadzania danych i chaotycznych procesów. To moment, by powiedzieć „dość” chaosowi, który pochłania czas, energię i zasoby firmy – jak na poniższym filmie.
Dziś wdrożysz KSeF, jutro sztuczną inteligencję i pełną automatyzację
Jak pokazują analizy, KSeF często inicjuje szerszą modernizację infrastruktury: firmy zaczynają wdrażać systemy ERP, CRM, WMS i automatyzację płatności. To naturalna ścieżka rozwoju, która zaczyna się od organizacji dokumentów, a kończy na inteligentnym zarządzaniu całą firmą.
KSeF dla małych firm – więcej obowiązków, mniej narzędzi
Największym wyzwaniem jest wdrożenie KSef dla MŚP. Obecnie pozostają one w tyle pod względem cyfryzacji. Dane Eurostatu z 2023 roku pokazują, że 93,7% dużych firm w Unii Europejskiej korzysta już z systemów ERP, w porównaniu z zaledwie 38% małych firm.
Tak ogromna różnica wynika w dużej mierze z kosztów wdrożenia tego typu systemów, braku specjalistycznej wiedzy wśród mniejszych przedsiębiorców oraz przekonania, że tradycyjne metody pracy (np. papierowe faktury czy Excel) są dla nich wystarczające.
— Dodatkowo większe podmioty zobowiązane są do bardziej szczegółowego raportowania i stosowania elektronicznej dokumentacji księgowej, co ułatwia jej digitalizację — podkreśla Radosław Lasota.
Teraz jednak zegar cyfrowy tyka. Choć od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania e-faktur w Polsce będą miały jedynie duże firmy, w praktyce każdy podmiot z nimi współpracujący – w tym małe firmy – może być zmuszony do korzystania z systemu i odbierania oraz weryfikacji faktur otrzymanych od tej samej daty, chyba że będzie otrzymywał te faktury w inny, uzgodniony z dostawcą sposób.
Dla przedsiębiorstw działających bez systemów ERP obowiązek wdrożenia KSeF będzie zatem oznaczał konieczność ręcznego wprowadzania i przesyłania danych, co wydłuży proces obsługi dokumentów i zwiększy ryzyko błędów, opóźnień i przestojów – szczególnie w przypadku przedsiębiorstw realizujących dużą liczbę transakcji.
Brak integracji pozbawi te firmy możliwości automatyzacji procesów, co oznacza, że zamiast je usprawnić, KSeF stanie się kolejnym obciążeniem administracyjnym. Niestety, wśród mikroprzedsiębiorstw dominuje obecnie postawa wyczekująca, napędzana przesunięciem terminów KSeF, co powoduje odkładanie decyzji inwestycyjnych.
„Dlatego warto wybierać sprawdzonego dostawcę z największą siecią ekspertów i partnerów, takiego jak Comarch, który może wesprzeć firmę na każdym etapie wdrożenia KSeF. Prawidłowo wdrożony KSeF otwiera drogę do dalszych zmian technologicznych” – mówi Zbigniew Rymarczyk , Wiceprezes Comarch i Dyrektor Sektora Rozwiązań Enterprise.
Wniosek? Brak wdrożenia systemu ERP to nie tylko kwestia niedogodności operacyjnych – to również nieudana decyzja biznesowa, która z czasem może znacząco ograniczyć potencjał wzrostu firmy. Koszty wynikające z braku systemu ERP są zatem dość znaczne i często przewyższają nakłady inwestycyjne wymagane do jego wdrożenia.
Dziękujemy za przeczytanie artykułu do końca. Bądź na bieżąco! Obserwuj nas w Google News. Materiał reklamowy na zlecenie marki.
Udostępnij artykuł Biuletyn Bądź na bieżąco z informacjami ze świata biznesu i finansów Zapisz się
Źródło
