Mimo że minęły trzy lata od zakończenia pandemii, wiele osób nadal pracuje zdalnie, wracając do biur. Jak rozliczany jest pracownik zdalny? Jakie wydatki pracodawca może zwrócić za pracę w domu?
/ 123RF/PICSEL
Zawartość:
Praca zdalna stała się integralną częścią współczesnego rynku pracy , a zmiana ta została częściowo spowodowana pandemią Covid-19. Obecnie wiele osób dostosowało się do tego stylu pracy, a pracodawcy często popierają hybrydowe formy pracy.
Podejście do zarządzania pracą zdalną i kwestiami z nią związanymi zostało określone w Kodeksie pracy , w szczególności w nowelizacji z kwietnia 2023 r.
Przyjrzyjmy się bliżej, jakie koszty jest zobowiązany pokryć pracodawca i jak ustalane jest wynagrodzenie za pracę zdalną.
Definicja pracy zdalnej według Kodeksu pracy
Zgodnie z art. 67 [18] Kodeksu pracy praca zdalna oznacza wykonywanie pracy w całości lub w części w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Miejscem tym może być również miejsce zamieszkania pracownika. Praca wykonywana jest z wykorzystaniem środków bezpośredniej komunikacji zdalnej.
Obowiązki pracodawcy wobec pracownika zdalnego
Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędnych narzędzi i materiałów do jej wykonywania.
Obejmuje to wyposażenie techniczne, instalację, serwisowanie i konserwację tych narzędzi. Ponadto pracodawca musi pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej.
Dodatkowe koszty związane z pracą zdalną mogą zostać również zwrócone, jeżeli zostały określone w umowie ze związkiem zawodowym w firmie, regulaminie, instrukcjach pracodawcy lub umowie między pracodawcą a pracownikiem.
Dodatek za pracę zdalną – co obejmuje?
Dodatek za pracę zdalną służy jako rekompensata dla pracownika w zakresie kosztów poniesionych podczas wykonywania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy. Obejmuje przede wszystkim zwrot kosztów:
● energia elektryczna wykorzystywana przez urządzenia niezbędne do pracy, takie jak komputer czy oświetlenie stanowiska pracy;
● usługi telekomunikacyjne: koszty usług internetowych i telefonicznych, jeżeli są niezbędne do wypełniania obowiązków służbowych;
● inne niezbędne wydatki , takie jak materiały biurowe, jeżeli ich zakup nie został pokryty przez pracodawcę.
Jak obliczyć wynagrodzenie za pracę zdalną?
Przepisy nie przewidują konkretnej metody obliczania ekwiwalentu za pracę zdalną , pozostawiając to do negocjacji między pracodawcą a pracownikiem. Jednak przy ustalaniu ekwiwalentu wskazane jest uwzględnienie:
● średnie zużycie energii elektrycznej : np. moc urządzeń wykorzystywanych do pracy i czas ich użytkowania;
● koszty usług telekomunikacyjnych : na przykład miesięczne opłaty za abonament internetowy;
● inne koszty : w tym amortyzacja sprzętu, jeżeli pracownik korzysta z urządzeń prywatnych.
W praktyce wielu pracodawców decyduje się na ustalenie stawki ryczałtowej, co oznacza stałą kwotę wypłacaną pracownikowi jako rekompensatę za pracę zdalną . Kwota ryczałtu powinna odzwierciedlać przewidywane wydatki poniesione przez pracownika.
Czy wynagrodzenie za pracę zdalną podlega opodatkowaniu?
Równowartość za pracę zdalną nie jest liczona jako dochód pracownika , co oznacza, że jest zwolniona z opodatkowania lub składek. Zastrzeżenie jest takie, że wypłacona ekwiwalentna kwota jest zgodna z rzeczywistymi kosztami poniesionymi przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
O czym należy pamiętać? Praca zdalna wiąże się z dodatkowymi kosztami, które zgodnie z obowiązującymi przepisami powinien ponieść pracodawca. Składają się one głównie z kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych niezbędnych materiałów.
Wysokość ekwiwalentu powinna być ustalana indywidualnie, biorąc pod uwagę rzeczywiste koszty poniesione przez pracownika . Wprowadzenie stawki ryczałtowej może usprawnić proces rozliczania tych wydatków, czyniąc ją najpowszechniejszą formą rozliczeń wybieraną przez obie strony.
KO
