Świadectwo pracy to najczęstszy, ale nie jedyny możliwy dokument potwierdzający staż pracy danej osoby. Polskie przepisy nie definiują, jakie konkretnie papiery są potrzebne do ustalenia czasu zatrudnienia. Jeśli nie posiadasz świadectwa pracy, ale znajdziesz stary, książeczkowy dowód osobisty, może on okazać się wybawieniem.
/Julo/Wikimedia Commons/Domena publiczna /
Spis treści:
Po co są świadectwa pracy?
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może żądać od osoby kandydującej na konkretne stanowisko podania danych osobowych, do których zalicza się również przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Warunkiem koniecznym jest jednak, aby to żądanie było umotywowane kluczowym znaczeniem stażu pracy dla wykonywania określonych obowiązków czy piastowania danego stanowiska.
Zazwyczaj udostępnienie danych jest po prostu formą oświadczenia. Jednak w pewnych przypadkach pracodawca może chcieć udokumentowania deklaracji kandydata. Co ważne, nie ma tutaj jednoznacznej informacji na temat tego, jakie dokumenty potwierdzają staż pracy.
Staż pracy jest również ważnym elementem procesu obliczania wysokości emerytury. Dlatego, jeśli mamy wątpliwość co do tego, czy ZUS ma informacje na temat całego przebiegu naszej pracy zawodowej, warto zawczasu zgromadzić dokumentację potwierdzającą zatrudnienie i odprowadzanie składek.
Czy świadectwo pracy jest niezbędne?
Świadectwo pracy jest oczywiście najlepszym dokumentem do potwierdzenia stażu pracownika, zazwyczaj jest również najprostszym do przedstawienia. Co jednak w sytuacji, gdy pracownik z różnych przyczyn nie posiada świadectw pracy od poprzednich pracodawców?
Taka sytuacja może się oczywiście zdarzyć, np. jeśli dokumenty te uległy zniszczeniu lub zagubieniu. W niektórych przypadkach możliwe jest uzyskanie ich kopii wprost z przedsiębiorstwa, w którym się było zatrudnionym. Bywa jednak, że firma już nie istnieje. Świadectwa pracy sprzed wielu dekad również mogą być trudne do uzyskania.
Powszechnie przyjęło się, że dokumentem potwierdzającym staż pracy jest dowolny dokument, który może potwierdzić zatrudnienie. Np. dokumenty z ZUS o odprowadzaniu składek w konkretnych okresach albo potwierdzenia przelewów dokonywanych od pracodawcy w zestawieniu z podpisaną z nim umową.
Dodatkowymi dokumentami mogą być także legitymacje służbowe lub związkowe, pisma, które były kierowane przez pracodawcę do pracownika (np. informacje o powołaniu, przyznaniu nagrody, mianowaniu, awansie).
Stary dowód a staż pracy
Co ważne, staż pracy można również potwierdzić starym dowodem osobistym, tzw. książeczkowym. To bardzo istotne zwłaszcza dla osób, które przechodzą na emeryturę. Staż pracy jest istotny w ich przypadku do wyliczenia wysokości świadczenia.
Ważne jest jednak to, że w starym dowodzie osobistym czy legitymacji ubezpieczeniowej znajdują się informacje o zatrudnieniu, ale już nie o wysokości otrzymywanego wynagrodzenia. Dlatego ZUS, wyliczając emeryturę, będzie bazował na minimalnym wynagrodzeniu, które obowiązywało w danym okresie.
Brak starego dowodu, brak innych dokumentów. Może pomóc tylko ZUS
Warto pamiętać, że na stronie ZUS znajduje się baza zlikwidowanych zakładów pracy. Dobrze jest sprawdzić, czy firma, u której czas pracy nie jest możliwy do udokumentowania, znajduje się w tej bazie.
Jeśli można ją znaleźć w systemie, otrzymamy informacje o miejscu przechowywania akt (w tym danych osób zatrudnionych, okresach pracy itp).
Gorzej, jeśli zlikwidowany zakład pracy oddał dokumenty do archiwów nierejestrowanych. Najwięcej problemów z udokumentowaniem okresu pracy mają osoby zatrudnione przed 1999 rokiem w firmach zlikwidowanych niedługo po tym czasie.
W takich przypadkach można bezpośrednio zwrócić się do ZUS o pomoc w ustaleniu czasu zatrudnienia.
KO
